Quais são as melhores dicas para o rastreamento de ativos móveis?
A melhor maneira de rastrear ativos móveis é usar controles adequados de gerenciamento de inventário e aplicativos automatizados de inventário de computadores. Esse processo requer a auditoria e documentação de ativos, o que inclui a marcação de cada peça de equipamento com etiquetas de identificação. Essas tags usam um número exclusivo para cada ativo. O número deve ser inserido em um aplicativo de rastreamento de ativos móveis, onde pode ser gravado e rastreado para auditorias futuras.
Uma das dicas mais importantes para o rastreamento de ativos móveis é a marcação e marcação adequadas do inventário de ativos. Isso ajuda a garantir que o estoque recém-adquirido seja atribuído aos funcionários da empresa. Quando um novo dispositivo é comprado, ele deve ser imediatamente identificado com um número de identificação. Quando o dispositivo é atribuído a um indivíduo, a data e o nome da pessoa designada devem ser rastreados com o número de identificação em um sistema de rastreamento de ativos.
Um sistema móvel de rastreamento de ativos deve usar etiquetas especiais de identificação por radiofrequência (RFID) para rastrear equipamentos. Essa é uma etiqueta com código de barras eletrônico que permite que os computadores leiam o número de identificação com scanners eletrônicos. A tecnologia RFID é usada na maioria das lojas de varejo para ler e cobrar mercadorias nos caixas.
Também é importante garantir que os procedimentos de inventário adequados sejam seguidos para os equipamentos recém-adquiridos. Cada vez que um novo ativo é comprado, ele deve ser rastreado e armazenado em uma área segura, gerenciada por um custodiante de equipamento. Esses produtos devem ser etiquetados imediatamente com um número de identificação e armazenados em uma sala segura de equipamentos.
É importante ter um local consistente para tags de identificação em todos os ativos móveis. Normalmente, o melhor local para colocar uma etiqueta de identificação em dispositivos móveis é no compartimento da bateria. Isso garante que a tag esteja em uma área discreta e que seja difícil de remover. O uso de um local consistente facilita para futuros auditores encontrar e registrar o número de identificação de cada ativo.
O rastreamento eficaz de ativos móveis exige uma auditoria anual dos equipamentos. Esta é uma oportunidade para verificar se os ativos estão atribuídos à pessoa correta no sistema de rastreamento e garantir que todo o equipamento esteja operacional. A maioria das empresas agenda auditorias de inventário durante a temporada de preparação de impostos para garantir que o processo ocorra uma vez por ano.
Quando os ativos móveis se tornam defeituosos ou quebrados, eles normalmente são substituídos por novos equipamentos. Durante esse processo de troca, o ativo deve ser marcado como descartado no sistema de rastreamento de ativos móveis. Isso garante que o sistema de inventário seja mantido e preciso para auditorias anuais.