Was sind die besten Tipps für die Verfolgung mobiler Assets?
Der beste Weg, um mobile Assets zu verfolgen, ist die Verwendung geeigneter Bestandsverwaltungskontrollen und automatisierter Computer-Bestandsanwendungen. Dieser Prozess erfordert die Prüfung und Dokumentation von Assets, einschließlich der Kennzeichnung jedes Geräts mit Identifikationsetiketten. Diese Tags verwenden für jedes Asset eine eindeutige Nummer. Die Nummer sollte in eine Mobile Asset Tracking-Anwendung eingegeben werden, in der sie aufgezeichnet und für zukünftige Audits nachverfolgt werden kann.
Einer der wichtigsten Tipps für die Verfolgung mobiler Assets ist die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Kennzeichnung des Inventars. Dies hilft sicherzustellen, dass neu gekauftes Inventar den Mitarbeitern des Unternehmens zugewiesen wird. Wenn ein neues Gerät gekauft wird, sollte es sofort mit einer Identifikationsnummer versehen werden. Wenn das Gerät einer Person zugewiesen wird, sollten Datum und Name der zugewiesenen Person mit der Identifikationsnummer in einem Asset-Tracking-System verfolgt werden.
Ein mobiles Asset-Tracking-System sollte spezielle RFID-Tags (Radio Frequency Identification Tags) verwenden, um Geräte zu verfolgen. Dies ist ein elektronischer Barcode-Tag, mit dem Computer die Identifikationsnummer mit elektronischen Scannern lesen können. In den meisten Einzelhandelsgeschäften wird die RFID-Technologie zum Lesen und Laden von Waren an den Kassen verwendet.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass bei neu gekauften Geräten die entsprechenden Inventarisierungsverfahren eingehalten werden. Jedes Mal, wenn ein neues Asset gekauft wird, sollte es nachverfolgt und in einem sicheren Bereich aufbewahrt werden, der von einem Geräteverwalter verwaltet wird. Diese Produkte sollten sofort mit einer Identifikationsnummer versehen und in einem sicheren Aufbewahrungsraum für Geräte aufbewahrt werden.
Es ist wichtig, auf allen mobilen Assets einen konsistenten Ort für Identifikationsetiketten zu haben. In der Regel befindet sich der beste Platz für ein Identifikationsetikett auf mobilen Geräten im Batteriefach. Dies stellt sicher, dass sich das Etikett an einer unauffälligen Stelle befindet und schwer zu entfernen ist. Die Verwendung eines einheitlichen Standorts erleichtert zukünftigen Prüfern das Auffinden und Aufzeichnen der Identifikationsnummer für jedes Asset.
Eine effektive Nachverfolgung mobiler Assets erfordert eine jährliche Überprüfung der Geräte. Dies ist eine Gelegenheit zu überprüfen, ob die Assets der richtigen Person im Tracking-System zugewiesen wurden und ob alle Geräte betriebsbereit sind. Die meisten Unternehmen planen Inventarprüfungen während der Steuervorbereitungssaison, um sicherzustellen, dass der Prozess einmal im Jahr stattfindet.
Wenn mobile Geräte defekt oder defekt sind, werden sie normalerweise durch neue Geräte ersetzt. Während dieses Austauschprozesses sollte das Asset als im mobilen Asset-Tracking-System entsorgt markiert werden. Dies stellt sicher, dass das Inventarsystem für jährliche Audits aufrechterhalten und korrekt ist.