Vad är hanterade utskriftstjänster?

Hanterade utskriftstjänster avser outsourcing av dokumentutskrift eller outsourcing av dokumentutskriftsmaskiner. Detta kan ordnas på ett antal sätt, inklusive off-site-utskrift, ett centraliserat utskriftsområde på plats, flera decentraliserade platser på plats eller en kombination av de två sista. Fördelarna med hanterade utskriftstjänster inkluderar minskning av arbetskraftsarbetet och minskade kostnader.

När de flesta tänker på hanterade utskriftstjänster är maskinerna som tänker först kopiatorer och skrivare eftersom det här är de verktyg som oftast används för att producera tryckta dokument. Beroende på organisationens storlek kan det behöva en skrivare eller många, och det kan behöva dessa enheter att skriva ut i antingen färg eller svartvitt. Detsamma gäller kopiatorerna. I vissa fall kan maskiner med dubbla ändamål eller till och med multifunktionsmaskiner som innehåller alternativ som skanning eller faxning vara det bästa valet för ett företag.

Att köpa dessa maskiner kan vara extremt dyrt. Vissa företag tycker att det är mer kostnadseffektivt att hyra de tryckmaskiner de behöver. Flera företag erbjuder denna typ av tjänster till varierande priser.

Oavsett om företaget äger eller hyr maskiner, kommer kopiatorer och skrivare fortfarande att kräva regelbunden service för att hålla dem igång och kan också behöva räddningstjänst för specifika fel eller incidenter. Många av samma företag som erbjuder hyresavtal erbjuder också dessa typer av tjänster, baserade på ett årligt eller flerårigt kontrakt. Sådana kontrakt kan inkludera leverans av ett bestämt antal tonerkassetter per period och kommer troligen att inkludera ett bestämt antal incidentsamtal samt regelbundna schemalagda serviceavtal.

Användning av sådana tjänster tjänar flera syften. Servicekostnaderna under ett kontrakt sänks vanligtvis markant från de priser som debiteras för ett enda samtal utanför ett kontrakt. De flesta hanterade utskriftsserviceavtal anger ett fönster inom vilket servicens svar måste göras. Detta bidrar till att minska utrustningens drifttid. Att ha ett serviceföretag på samtal förhindrar också anställda som inte känner till utrustningen från att behöva försöka få den tillbaka och fungera.

I större företag kan hanterade utskriftstjänster betyda ett centralt utskriftsområde på eller utanför webbplatsen. Detta kan inkludera flera kopiatorer eller skrivare som drivs av en dedikerad personal. Sådana centra kan också erbjuda ytterligare tjänster som storformatutskrift, bindning och trimning. Oftast är denna typ av center avsedd för större jobb och körs i samband med ett antal skrivare eller kopiatorer tillgängliga i hela byggnaden för små jobb.