マネージドプリントサービスとは

マネージドプリントサービスとは、ドキュメント印刷のアウトソーシングまたはドキュメント印刷機のアウトソーシングを指します。 これは、オフサイト印刷、集中オンサイト印刷エリア、複数の分散オンサイトエリア、または最後の2つの組み合わせなど、さまざまな方法で配置できます。 マネージドプリントサービスの利点には、従業員の労力とコストの削減が含まれます。

ほとんどの人がマネージド印刷サービスを考えるとき、最初に頭に浮かぶのはコピー機とプリンターです。これらは印刷文書の作成に最もよく使用されるツールだからです。 組織の規模に応じて、1台または複数台のプリンターが必要になる場合があり、カラーまたは白黒で印刷するためにそれらのユニットが必要になる場合があります。 同じことがコピー機にも当てはまります。 場合によっては、デュアルパーパスマシン、またはスキャンやFAXなどのオプションを組み込んだマルチパーパスマシンでさえ、企業にとって最良の選択となる場合があります。

これらのマシンを購入すると、非常に高価になる可能性があります。 一部の企業は、必要な印刷機をリースする方が費用対効果が高いと感じています。 いくつかの企業は、さまざまなレートでこのタイプのサービスを提供しています。

事業者が機械を所有またはリースするかどうかにかかわらず、コピー機とプリンターは、それらを実行し続けるために定期的なサービスを必要とし、特定の障害またはインシデントのために緊急サービスも必要とする場合があります。 リース契約を提供する同じ会社の多くは、年間または複数年契約に基づいて、これらのタイプのサービスも提供しています。 このような契約には、期間ごとに設定された数のトナーカートリッジの供給が含まれる場合があり、通常は定期的なサービスの予約と同様に、設定された数のインシデントコールが含まれます。

そのようなサービスの利用にはいくつかの目的があります。 通常、契約に基づくサービスコストは、契約外の1回の通話に対して請求される料金から大幅に削減されます。 ほとんどのマネージドプリントサービスコントラクトは、サービスの応答を行う必要があるウィンドウを指定します。 これにより、機器のダウンタイムを削減できます。 また、サービス会社に電話をかけることで、機器に慣れていない従業員が機器を復旧して稼働させようとするのを防ぎます。

大企業では、管理された印刷サービスは、オンサイトまたはオフサイトの中央印刷エリアを意味する場合があります。 これには、専用のスタッフが操作する複数のコピー機またはプリンターが含まれます。 このようなセンターは、大判印刷、バインダリ、トリミングなどの追加サービスも提供する場合があります。 ほとんどの場合、このタイプのセンターは大規模なジョブを対象としており、小規模なジョブ用に建物全体で利用可能な多数のプリンターまたはコピー機と組み合わせて実行されます。