Co jsou spravované tiskové služby?

Spravované tiskové služby se týkají outsourcingu tisku dokumentů nebo outsourcingu strojů pro tisk dokumentů. To lze uspořádat několika způsoby, včetně tisku mimo pracoviště, centralizované tiskové oblasti na místě, několika decentralizovaných místních tiskáren nebo kombinace posledních dvou. Mezi výhody spravovaných tiskových služeb patří snížení zaměstnanecké práce a snížení nákladů.

Když většina lidí přemýšlí o spravovaných tiskových službách, jsou stroje, které přicházejí na mysl jako první, kopírky a tiskárny, protože to jsou nástroje, které se nejčastěji používají k výrobě tištěných dokumentů. V závislosti na velikosti organizace může potřebovat jednu nebo více tiskáren a může vyžadovat, aby tyto jednotky tiskly barevně nebo černobíle. Totéž platí pro kopírky. V některých případech mohou být pro společnost nejlepší volbou stroje pro víceúčelové účely nebo dokonce víceúčelové stroje, které zahrnují možnosti skenování nebo faxování.

Nákup těchto strojů může být velmi drahý. Některé podniky považují za výhodnější pronájem tiskových strojů, které vyžadují. Několik společností nabízí tento typ služeb za různé sazby.

Ať už podnik vlastní nebo pronajímá stroje, kopírovací stroje a tiskárny, bude stále vyžadovat pravidelný servis, aby je udržel v provozu, a může také vyžadovat pohotovostní servis pro konkrétní poruchy nebo incidenty. Mnoho stejných společností, které nabízejí nájemní smlouvy, také nabízí tyto typy služeb na základě roční nebo víceleté smlouvy. Tyto smlouvy mohou zahrnovat dodávku stanoveného počtu tonerových kazet za období a pravděpodobně budou zahrnovat stanovený počet incidentů, jakož i pravidelné naplánované servisní služby.

Využití těchto služeb slouží několika účelům. Náklady na služby na základě smlouvy jsou obvykle výrazně sníženy z sazeb účtovaných za jeden hovor mimo smlouvu. Většina smluv o spravovaných tiskových službách určuje okno, ve kterém musí být provedena odpověď na službu. To pomáhá snížit prostoje zařízení. Mít servisní společnost v pohotovosti také zamezuje zaměstnancům neobeznámeným se zařízením, aby se museli snažit je znovu uvést do provozu.

Ve větších společnostech mohou spravované tiskové služby znamenat centrální tiskovou oblast na místě nebo mimo ni. To může zahrnovat několik kopírek nebo tiskáren provozovaných specializovaným personálem. Tato centra mohou také nabízet další služby, jako je velkoformátový tisk, vazba a ořezávání. Nejčastěji je tento typ střediska určen pro větší úlohy a je provozován ve spojení s řadou tiskáren nebo kopírek dostupných v celé budově pro malé úlohy.