Was sind verwaltete Druckdienste?
Managed Print Services beziehen sich auf das Outsourcing des Dokumentendrucks oder auf das Outsourcing von Dokumentendruckmaschinen. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, z. B. durch Drucken außerhalb des Standorts, einen zentralen Druckbereich vor Ort, mehrere dezentrale Druckbereiche vor Ort oder eine Kombination der beiden letzteren. Zu den Vorteilen von Managed Print Services gehören die Reduzierung der Mitarbeiterarbeit und der Kosten.
Wenn die meisten Menschen an verwaltete Druckdienste denken, sind die Geräte, an die sie zuerst denken, Kopierer und Drucker, da dies die Werkzeuge sind, die am häufigsten zur Erstellung gedruckter Dokumente verwendet werden. Je nach Größe des Unternehmens sind möglicherweise ein oder mehrere Drucker erforderlich, und diese Einheiten müssen entweder in Farbe oder in Schwarzweiß gedruckt werden. Gleiches gilt für Kopierer. In einigen Fällen sind Geräte mit doppeltem Verwendungszweck oder sogar Mehrzweckgeräte mit Optionen wie Scannen oder Faxen möglicherweise die beste Wahl für ein Unternehmen.
Der Kauf dieser Maschinen kann sehr teuer sein. Einige Unternehmen finden es kostengünstiger, die von ihnen benötigten Druckmaschinen zu leasen. Einige Unternehmen bieten diese Art von Service zu unterschiedlichen Tarifen an.
Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Geräte besitzt oder verleast, müssen Kopierer und Drucker weiterhin regelmäßig gewartet werden, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, und es kann sein, dass bei bestimmten Ausfällen oder Zwischenfällen ein Notdienst erforderlich ist. Viele der gleichen Unternehmen, die Leasingverträge anbieten, bieten diese Art von Dienstleistungen auch auf der Grundlage eines Jahres- oder Mehrjahresvertrags an. Solche Verträge können die Lieferung einer festgelegten Anzahl von Tonerkartuschen pro Zeitraum umfassen und umfassen wahrscheinlich eine festgelegte Anzahl von Anrufen sowie regelmäßig geplante Wartungstermine.
Die Nutzung solcher Dienste dient mehreren Zwecken. Die vertraglichen Servicekosten werden in der Regel erheblich von den Tarifen für einen einzelnen Anruf außerhalb eines Vertrags reduziert. Die meisten Verträge für verwaltete Druckdienste geben ein Fenster an, in dem eine Serviceantwort erfolgen muss. Dies reduziert die Ausfallzeiten der Geräte. Die Bereitschaft eines Serviceunternehmens verhindert auch, dass Mitarbeiter, die nicht mit den Geräten vertraut sind, versuchen müssen, sie wieder in Betrieb zu nehmen.
In größeren Unternehmen können verwaltete Druckdienste einen zentralen Druckbereich vor Ort oder außerhalb des Unternehmens bedeuten. Dies kann mehrere Kopierer oder Drucker umfassen, die von einem engagierten Personal bedient werden. Solche Zentren bieten möglicherweise auch zusätzliche Dienstleistungen wie Großformatdruck, Buchbinderei und Zuschnitt an. In den meisten Fällen ist diese Art von Zentrum für größere Aufträge vorgesehen und wird in Verbindung mit einer Reihe von Druckern oder Kopierern betrieben, die im gesamten Gebäude für kleine Aufträge verfügbar sind.