Vad är ett distributionsförklaring?
Ett distributionsförklaring ingår i officiella dokument för att ange den lägsta säkerhetsnivå som krävs för att läsa den. Även om de flesta antar att ett utlåtande uttalande bara skulle hittas i militära eller regeringsdokument, är detta inte fallet. Ett stort antal privata organisationer, särskilt stora företag, banker och forskningsföretag, använder också dessa uttalanden. Medan det finns många olika metoder för att säkra information finns de flesta system baserade på det amerikanska militärsystemet på fem nivåer, det fyra nivåers affärssystemet eller det fyra nivåers interorganisatoriska systemet.
Distributionsförklaringen är i allmänhet mycket framträdande i dokumentet. Om det finns en omslagssida är det inte ovanligt att uttalandet skrivs ut både längst upp och ner på sidan. Inuti dokumentet finns distributionsförklaringen vanligtvis högst upp på första sidan bland rubrikinformationen. Dessa framträdande positioner försäkrar ägarna att alla som läser dokumentet antingen kommer att ha rätt godkännande eller avsiktligt bortser från uttalandet.
En av de mest välkända typerna av uttalanden är den fem nivå som används av den amerikanska militären, liksom många andra västliga militära grupper. Den högsta nivån är Top Secret, vilket innebär att endast personer med de högsta nivåerna för godkännande kan läsa dokumentet. Den sjunker sedan ner genom säkerhetsnivåer: hemligt, konfidentiellt, begränsat och känsligt men oklassificerat. Den sista nivån är oklassificerad och är tillgänglig för alla.
Många företag använder ett liknande distribueringssystem. Det grundläggande systemet har konfidentiellt på sin högsta nivå följt av privat, känsligt och offentligt. I många fall är detta system mycket mer avslappnat än regeringsversionen. Å andra sidan, när ett företag arbetar hårt med regeringen eller militären, är det inte ovanligt att de antar ett liknande säkerhetssystem. Detta är särskilt vanligt när personer inom företaget har myndigheters säkerhetsgodkännande som en del av sina normala jobb.
Det senaste gemensamma systemet är bäst känt som trafikljussäkerhet. Detta system fungerar utifrån principen att de flesta har en inbyggd syn på vissa färger. I det här systemet är röda dokument bara tillgängliga för den högsta nivån. Yellow har en bredare publik och gröna dokument är tillgängliga för alla i organisationen. Den sista färgen, vit, är öppen för allmänheten.
Detta system är vanligt när olika organisationer arbetar tillsammans om ett projekt. Istället för att försöka integrera två olika säkerhetssystem används alternativet trafikljus istället. Det här systemet fungerar också bra när de samarbetsvilliga organisationerna inte talar samma språk, eftersom ett skriftligt distribueringsförklaring kan missuppfattas. Den enda begränsningen är det enskilda lands uppfattning om de olika färgerna.