Vad är ett flödesschema?
Ett flödesschema visar visuellt en process eller projektets stadier. Den används ofta i företag och ger en gemensam referenspunkt för de som är involverade i ett projekt eller förfarande. Det är också en bra referenspunkt att hitta fel i en process eller ett projekt.
Företag kan använda separata flödesscheman för att visa faktiska processer och bästa processer och sedan jämföra de två för att förbättra processerna. Ett diagram är också en effektiv metod för att utbilda anställda i en ny process. Ofta används en för att underlätta enighet om stegen i ett projekt eller en process. Vanliga fördelar med flödesschema är bättre förståelse för en process, kvalitetsförbättring och en tydligare förståelse för relationen mellan kunder och leverantörer.
Det moderna flödesschemat är förknippat med tidiga skildringar av datorprogrammens logik; det kan dock användas för alla ändamål, inte bara för affärsprocesser. Ett diagram kan avbilda monteringsinstruktioner för en konsumentprodukt, en tidslinje för en organisations insamling eller vägbeskrivning från en destination till en annan. Tillämpningsprogramvara kan använda ett sådant diagram med uppgifter i sin användardokumentation.
Ett flödesschema innehåller start- och slutpunkter, med ingångar, utgångar, möjliga vägar och beslut på vägen. De flesta använder grundläggande symboler; start- och slutsteg är vanligtvis ovala eller rundade rektanglar. En rektangel representerar ett steg i processen och en diamantform indikerar ett beslut. Pilar som leder ut ur en beslutsdiamant har motsvarande ja / sanna eller nej / falska rutter.
Cirklar visar operationer och en pilform betyder transport. En triangel indikerar lagring och en kvadrat representerar inspektion eller mätning. Andra former symboliserar datainmatning och -utmatning, dokument med en sida och flera sidor, manuella funktioner, förseningar och nästa sidkontakt. Symbolerna innehåller identifierande text.
För att indikera en gemensam process kombinerar ett flödesschema två eller flera symboler. Pilar mellan symbolerna visar stegflödet. En förenklad kan använda pilarna bara för att visa handlingsflödet. Inte alla diagram använder symboler; vissa använder grafik för att indikera en produkt eller process.
När man planerar ett flödesschema, bör en person först samla information om flödet i den befintliga eller förväntade processen. Han eller hon kan sedan skapa ett testprocessdiagram med de enklaste möjliga symbolerna. Andra människor bör uppmanas att leta efter brister och göra nödvändiga förändringar. När man utvecklar ett flödesschema bör individer vara säkra på att tydligt definiera dess gränser. Många grundläggande kontorsprogram innehåller funktioner för att skapa dessa diagram, och det finns också specialiserade program bara för processen.