Jaké jsou některé strategie, které pomáhají řídit pracovní tok?
Pracovní postup se vztahuje k pořadí, ve kterém je práce prováděna, a pokud je úspěšně řízený pracovní tok, lze zvýšit ziskovost. Ušetřený čas může mít za následek snížení provozních nákladů a zvýšení příjmů. Mezi efektivní strategie, které pomáhají řídit pracovní tok, patří logické plánování, řízení času a odpovědnost zaměstnanců.
Vyberte pouze logické kroky, které mají být provedeny v systému pracovních toků. Krok je označován jako aktivita v jazyce řízení pracovního toku. Osoba nebo stroj dokončí každou činnost za účelem řízení pracovního toku. Vedoucí nebo vedoucí pracovník musí sdělit činnosti pracovního postupu přesně tak, aby každý přesně pochopil, co mají dělat a jak se očekává, že bude řídit pracovní tok. Pracovní řád a činnosti by měly být psány jako jednoduchý graf pro větší přehlednost.
Time management je důležitou strategií, která pomáhá řídit pracovní tok. Například čas naplánovaný na kontrolu e-mailů nebo uskutečnění telefonních hovorů umožňuje menší přerušení práce, než zastavení každých pár minut pro provádění tak malých, ale časově náročných úkolů. Organizační strategie je také dobrým způsobem, jak řídit pracovní tok prováděním činností v rámci systému pracovních toků, aniž by došlo ke ztrátě času hledáním materiálů potřebných k dokončení projektů. Kromě toho by měl na stole ležet pouze jeden projekt současně. Ostatní projekty mohou být označeny a uloženy mimo hlavní stůl - snad v koši s příchodem a odchodem označeným termínem uzávěrky.
Odpovědnost jako součást systému pracovních toků pomáhá řídit pracovní toky, protože vytváří pracovní standard. Osoby provádějící činnosti musí nést odpovědnost za to, jak řídí pracovní tok, aby mohly dokončit všechny činnosti potřebné k výkonu své práce. Pokud se však očekává, že zaměstnanec bude řídit pracovní tok na určitou úroveň, měl by být zapojen do stanovování cílů souvisejících s výkonem jeho pracovního toku. Vedoucí nebo vedoucí pracovník by měl také pomáhat rozvíjet a sledovat pokrok zaměstnance.