Welche Strategien unterstützen Sie beim Verwalten des Arbeitsablaufs?
Der Arbeitsablauf bezieht sich auf die Reihenfolge, in der die Arbeit ausgeführt wird. Wenn der Arbeitsablauf erfolgreich verwaltet wird, kann die Rentabilität gesteigert werden. Die eingesparte Zeit kann zu geringeren Betriebskosten und höheren Einnahmen führen. Zu den wirksamen Strategien zur Verwaltung des Arbeitsablaufs gehören logische Planung, Zeitmanagement und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.
Wählen Sie nur logische Schritte aus, die im Workflow-System ausgeführt werden sollen. Ein Schritt wird als Aktivität in der Sprache des Workflow-Managements bezeichnet. Eine Person oder eine Maschine führt jede Aktivität aus, um den Arbeitsablauf zu verwalten. Der Vorgesetzte oder Manager muss die Aktivitäten des Arbeitsablaufs genau kommunizieren, damit jeder genau versteht, was zu tun ist und wie der Arbeitsablauf zu verwalten ist. Die Arbeitsreihenfolge und Aktivitäten sollten aus Gründen der Übersichtlichkeit als einfaches Diagramm geschrieben werden.
Zeitmanagement ist eine wichtige Strategie, um die Arbeitsabläufe zu steuern. Die geplante Zeit zum Abrufen von E-Mails oder zum Tätigen von Anrufen ermöglicht weniger Unterbrechungen des Arbeitsablaufs als das Anhalten alle paar Minuten, um so kleine, aber häufig zeitaufwendige Aufgaben auszuführen. Die Organisationsstrategie ist auch eine gute Möglichkeit, den Arbeitsfluss zu verwalten, indem Aktivitäten innerhalb des Arbeitsflusssystems ausgeführt werden, ohne dass Zeit für die Suche nach Materialien verschwendet wird, die für die Durchführung von Projekten erforderlich sind. Außerdem sollte jeweils nur ein Projekt den Schreibtischplatz belegen. Andere Projekte können außerhalb des Hauptschalters etikettiert und gespeichert werden - möglicherweise in einem mit Stichtagsterminen gekennzeichneten Eingangs- / Ausgangskorb.
Die Rechenschaftspflicht als Teil des Workflow-Systems hilft beim Verwalten des Workflows, wenn ein Arbeitsstandard festgelegt wird. Diejenigen, die die Aktivitäten ausführen, müssen die Verantwortung dafür übernehmen, wie sie die Arbeitsabläufe verwalten, um alle für ihre Arbeit erforderlichen Aktivitäten abzuschließen. Wenn jedoch von einem Mitarbeiter erwartet wird, dass er Arbeitsabläufe nach einem bestimmten Standard verwaltet, sollte er an der Festlegung von Zielen im Zusammenhang mit seiner Arbeitsablaufleistung beteiligt sein. Der Vorgesetzte oder Manager sollte auch dabei helfen, den Fortschritt des Mitarbeiters zu entwickeln und zu überwachen.