Co je zpracování faktury?

Zpracování faktur je řada postupů pro zpracování faktur, aby bylo zajištěno, že jsou zaplaceny včas. Jednotlivé podniky obvykle mají své vlastní systémy zpracování, do nichž jsou zapojeni členové účetních, jakož i orgány dohledu a další zaměstnanci. K dispozici je software pro pomoc se zpracováním faktur, který zefektivňuje tento proces, usnadňuje vyhledávání záznamů a poskytuje rychlý přístup k aktuálním nezaplaceným fakturám.

Proces začíná doručením faktury faxem, e-mailem, poštou nebo jiným systémem. Účetní musí otevřít a zkontrolovat fakturu, aby se mohl rozhodnout, jak postupovat. Může mít číslo objednávky, což znamená, že osoba odpovědná za tuto objednávku jej musí ověřit. To může zahrnovat kontrolu faktury oproti skutečně přijatým položkám a ověření, že osoba kupovala nákup na prvním místě. Pokud není k dispozici žádné číslo objednávky, musí účetní zkontrolovat dokument a určit, o jaký produkt nebo službu se jedná.

V systémech elektronického zpracování faktur mohou lidé zaznamenávat fakturační údaje, včetně původního dodavatele, podrobností, data splatnosti atd., A vytvářet tak sledovatelný databázový záznam. Vedoucí účetnictví mohou požadovat seznamy nevyřízených faktur seřazené podle data splatnosti a dalších parametrů. Jakmile účetní schválí platbu, mohou být peněžní prostředky odeslány šekem, elektronickým převodem peněžních prostředků a dalšími metodami pomocí informací o prodejci v souboru. Je-li prodejce nový, bude možná muset účetní oddělení kontaktovat, aby shromáždilo informace, pokud fakturační údaje nejsou úplné.

Společnosti zaznamenávají své platby šekem nebo potvrzovacím číslem v závislosti na tom, jak předkládají finanční prostředky, aby vytvořily záznam ukazující, kdy a jak provedly platbu. Jakmile jsou peníze odeslány, účetní oddělení si může všimnout, že faktura je zaplacena a přesunout ji ze sloupce závazků na účty v účetních knihách. Pokud dojde ke sporu ohledně plateb, jsou tyto záznamy k dispozici ke kontrole, aby se zjistilo, kde se platba ztratila a jak problém vyřešit.

Počet kroků souvisejících se zpracováním faktury se může lišit v závislosti na společnosti a systémech, které používá. Failsafes jsou zabudovány, aby nedocházelo k problémům, jako jsou dvojí platby, platby za neautorizované nákupy nebo nezaplacení faktury za stanovených podmínek. V malém podniku může mít tyto platby na starosti jediná osoba, zatímco u větších společností může být za zpracování veškerých faktur vyřízeno celé oddělení odpovědné za účty, za každého dodavatele od poskytovatelů služeb po subdodavatele, které společnost používá v konkrétních projektech.