Vad är fakturabehandling?

Fakturabehandling är en serie procedurer för hantering av fakturor för att se till att de betalas i tid. Enskilda företag har vanligtvis sina egna bearbetningssystem som involverar medlemmar av bokföringspersonal samt handledare och annan personal. Programvara som hjälper till med fakturahantering är tillgänglig för att effektivisera processen, göra det enklare att hitta poster och ge snabb åtkomst till aktuella utestående fakturor.

Processen börjar med leverans av en faktura via fax, e-post, e-post eller annat system. En medlem av bokföringspersonalen måste öppna och granska fakturan för att bestämma hur han ska gå vidare. Det kan ha ett inköpsordernummer som indikerar att den ansvariga för den inköpsorder måste verifiera det. Det kan handla om att kontrollera fakturan mot faktiska mottagna artiklar och verifiera att en person godkände köpet i första hand. Om inget inköpsorder finns, måste bokföraren undersöka dokumentet för att avgöra vilken typ av produkt eller tjänst som diskuteras.

I elektroniska fakturabehandlingssystem kan personer spela in fakturadata, inklusive den ursprungliga leverantören, detaljer, förfallodatum och så vidare, skapa en spårbar databaspost. Bokföringsledare kan begära listor över väntande fakturor sorterade efter förfallodag och andra parametrar. När en revisor godkänner betalning kan medel skickas med check, elektronisk överföring av pengar och andra metoder med hjälp av leverantörsinformationen. Om en leverantör är ny kan bokföringsavdelningen behöva kontakta för att samla in information om faktureringsuppgifterna inte är fullständiga.

Företag registrerar sina betalningar med check eller bekräftelsnummer, beroende på hur de skickar in pengar, för att skapa en post som visar när och hur de betalade. När pengarna har skickats, kan bokföringsavdelningen notera att fakturan är betald och flytta den ut från kolumnen för betalning i sina bokar. Om en tvist uppstår om betalningar är dessa poster tillgängliga för granskning för att ta reda på var en betalning tappats och hur man löser problemet.

Antalet steg som ingår i fakturahantering kan variera beroende på företaget och de system det använder. Failsaféer är inbyggda för att undvika problem som dubbla betalningar, betala för obehöriga köp eller underlåta att betala en faktura inom de tilldelade villkoren. På ett litet företag kan en enda person ansvara för dessa betalningar, medan större företag kan ha en hel betalningsavdelning som ansvarar för hantering av all fakturahantering, för varje leverantör från leverantörer av verktyg till underleverantörer som ett företag använder på specifika projekt.