인보이스 처리 란 무엇입니까?

송장 처리는 송장을 적시에 지불하도록하기위한 일련의 절차입니다. 개별 비즈니스에는 일반적으로 회계 직원과 감독자 및 기타 직원이 참여하는 자체 처리 시스템이 있습니다. 인보이스 처리를 지원하는 소프트웨어를 사용하여 프로세스를 간소화하고, 레코드를보다 쉽게 ​​찾을 수 있으며, 현재 처리중인 인보이스에 빠르게 액세스 할 수 있습니다.

프로세스는 팩스, 이메일, 메일 또는 다른 시스템으로 송장을 제공하는 것으로 시작됩니다. 회계 담당자가 송장을 열고 검토하여 진행 방법을 결정해야합니다. 구매 주문 번호가있을 수 있으며 해당 구매 주문 담당자가이를 확인해야 함을 나타냅니다. 여기에는 수령 한 실제 품목에 대해 송장을 확인하고 사람이 먼저 구매를 승인했는지 확인하는 과정이 포함될 수 있습니다. 구매 주문 번호가 없으면 회계사는 문서를 검토하여 논의중인 제품 또는 서비스의 종류를 결정해야합니다.

전자 송장 처리 시스템에서 사람들은 발신 공급 업체, 세부 정보, 기한 등을 포함한 송장 데이터를 기록하여 추적 가능한 데이터베이스 항목을 만들 수 있습니다. 회계 감독자는 마감일 및 기타 매개 변수별로 정렬 된 보류중인 송장 목록을 요청할 수 있습니다. 회계사가 지불을 승인하면 수표, 전자 자금 이체 및 기타 방법으로 파일의 공급 업체 정보를 사용하여 자금을 송금 할 수 있습니다. 공급 업체가 신규 인 경우 청구 데이터가 완료되지 않은 경우 회계 부서에서 연락하여 정보를 수집해야 할 수 있습니다.

회사는 자금을 제출하는 방법에 따라 수표 또는 확인 번호로 지불 내역을 기록하여 지불 시점 및 방법을 보여주는 기록을 작성합니다. 송금이 이루어지면 회계 부서에서 송장이 지불되었음을 확인하고 원장의 채무 채무 열 밖으로 옮길 수 있습니다. 지불과 관련하여 분쟁이 발생하는 경우,이 기록을 검토하여 지불이 어디에서 잘못되었는지, 문제를 해결하는 방법을 확인할 수 있습니다.

송장 처리와 관련된 단계 수는 회사와 사용하는 시스템에 따라 달라질 수 있습니다. 페일 세이프는 이중 지불, 승인되지 않은 구매 지불 또는 할당 된 조건 내에서 송장 지불 실패와 같은 문제를 피하기 위해 내장되어 있습니다. 소규모 기업에서는 한 사람이 이러한 지불을 담당 할 수있는 반면, 대기업에는 유틸리티 제공 업체에서 특정 프로젝트에 사용하는 하청 업체에 이르는 모든 공급 업체에 대해 모든 송장 처리를 담당하는 전담 채무 부서가있을 수 있습니다.