請求書処理とは何ですか？

請求書処理は、請求書を処理するための一連の手順であり、タイムリーな方法で支払われることを確認します。通常、個々の企業には、会計スタッフのメンバー、監督者やその他の担当者が関与する独自の処理システムがあります。請求書処理を支援するソフトウェアは、プロセスを合理化し、レコードを見つけやすくなり、現在の未払いの請求書への迅速なアクセスを提供するために利用できます。

プロセスは、FAX、電子メール、メール、または別のシステムによる請求書の配信から始まります。会計スタッフのメンバーは、請求書を開いて確認して、進行方法を決定する必要があります。注文書番号がある場合があり、その発注書を担当する人がそれを確認する必要があることを示しています。これには、請求書を受け取った実際のアイテムに対して請求書をチェックし、そもそも人が購入を承認したことを確認することが含まれます。注文書番号が存在しない場合、会計士はどのような製品を決定するために文書を調べなければなりませんまたはサービスが議論されています。

電子請求書処理システムでは、人々は発信ベンダー、詳細、期日などを含む請求書データを記録し、追跡可能なデータベースエントリを作成できます。会計監督者は、期日およびその他のパラメーターでソートされた保留中の請求書のリストを要求できます。会計士が支払いを承認すると、ファイル上のベンダー情報を使用して、小切手、電子ファンドの譲渡、その他の方法でファンドを派遣できます。ベンダーが新しい場合、請求データが完了していない場合は、会計部門が情報を収集するために連絡する必要がある場合があります。

企業は、資金の提出方法に応じて、小切手または確認番号で支払いを記録して、いつ、どのように支払いを行ったかを示す記録を作成します。お金が送られたら、会計部門は請求書に支払われていることに注意して、Tのアカウント支払列からそれを移動することができます相続人の元帳。支払いを介して紛争が発生した場合、これらの記録は、支払いがどこに迷い込んだか、問題に対処する方法を調べるためにレビューに利用できます。

請求書処理に伴う手順の数は、会社と使用するシステムによって異なります。 FailSafesは、二重支払い、不正な購入の支払い、または割り当てられた条件内で請求書の支払いの失敗などの問題を回避するために構築されています。中小企業では、一人の人がこれらの支払いを担当することができますが、大企業は、ユーティリティプロバイダーからの下請業者へのすべてのベンダーについて、特定のプロジェクトで使用するすべてのベンダーのすべての請求書処理の処理を担当するアカウント全体を持っている可能性があります。