請求書処理とは

請求書処理は、請求書を適切なタイミングで支払われるように処理するための一連の手順です。 通常、個々の企業は、経理スタッフのメンバーだけでなく、監督者や他の人員を含む独自の処理システムを持っています。 請求書の処理を支援するソフトウェアを使用して、プロセスを合理化し、レコードの検索を容易にし、現在の未払いの請求書への迅速なアクセスを提供します。

プロセスは、ファックス、電子メール、郵便、または別のシステムによる請求書の配達から始まります。 経理スタッフのメンバーは、請求書を開いて確認し、処理方法を決定する必要があります。 発注書番号があり、その発注書の担当者が確認する必要があることを示しています。 これには、受け取った実際のアイテムと請求書を照合し、最初に購入者が購入を承認したことを確認することが含まれます。 発注書番号が存在しない場合、会計士は文書を調べて、どの種類の製品またはサービスが議論中であるかを判断する必要があります。

電子請求書処理システムでは、発信元ベンダー、詳細、期日などを含む請求書データを記録して、追跡可能なデータベースエントリを作成できます。 経理担当者は、期日およびその他のパラメーターでソートされた保留中の請求書のリストを要求できます。 会計士が支払いを承認すると、ファイルのベンダー情報を使用して、小切手、電子送金、およびその他の方法で資金を発送できます。 仕入先が新しい場合、課金データが完全でない場合、経理部門は情報を収集するために連絡を取る必要があるかもしれません。

企業は、資金の送信方法に応じて小切手または確認番号で支払いを記録し、いつ、どのように支払いを行ったかを示す記録を作成します。 送金が完了すると、経理部門は請求書が支払われたことを確認し、元帳の買掛金列から移動できます。 支払いに関して論争が発生した場合、これらの記録は、支払いがどこに迷ったか、および問題に対処する方法を見つけるためのレビューに利用できます。

請求書処理に含まれるステップの数は、会社および使用するシステムによって異なる場合があります。 二重支払い、不正な購入に対する支払い、または割り当てられた条件内での請求書の支払いの失敗などの問題を回避するために、フェイルセーフが組み込まれています。 中小企業では、これらの支払いを1人で担当できますが、大企業では、特定のプロジェクトで公益事業者から下請業者まで使用するすべてのベンダーについて、すべての請求書処理を担当するすべての買掛金部門があります。