Was ist Rechnungsbearbeitung?
Die Rechnungsbearbeitung umfasst eine Reihe von Verfahren zur Bearbeitung von Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig bezahlt werden. Einzelne Unternehmen verfügen in der Regel über eigene Verarbeitungssysteme, an denen Mitarbeiter der Buchhaltung sowie Vorgesetzte und anderes Personal beteiligt sind. Software zur Unterstützung der Rechnungsverarbeitung ist verfügbar, um den Prozess zu rationalisieren, das Auffinden von Aufzeichnungen zu vereinfachen und einen schnellen Zugriff auf aktuelle ausstehende Rechnungen zu ermöglichen.
Der Vorgang beginnt mit der Zustellung einer Rechnung per Fax, E-Mail, Post oder einem anderen System. Ein Mitarbeiter des Rechnungswesens muss die Rechnung öffnen und prüfen, um zu entscheiden, wie es weitergeht. Es kann eine Bestellnummer haben, die angibt, dass die für diese Bestellung verantwortliche Person diese überprüfen muss. Dies kann darin bestehen, die Rechnung mit den tatsächlich eingegangenen Artikeln zu vergleichen und zu überprüfen, ob eine Person den Kauf überhaupt genehmigt hat. Ist keine Bestellnummer vorhanden, muss der Buchhalter das Dokument prüfen, um festzustellen, um welche Art von Produkt oder Dienstleistung es sich handelt.
In elektronischen Rechnungsverarbeitungssystemen können Benutzer die Rechnungsdaten, einschließlich des ursprünglichen Lieferanten, der Details, des Fälligkeitsdatums usw., aufzeichnen und so einen nachverfolgbaren Datenbankeintrag erstellen. Rechnungsprüfer können Listen ausstehender Rechnungen anfordern, die nach Fälligkeitsdatum und anderen Parametern sortiert sind. Sobald ein Buchhalter die Zahlung genehmigt hat, können Gelder per Scheck, elektronischer Überweisung und auf andere Weise unter Verwendung der in der Datei enthaltenen Lieferanteninformationen überwiesen werden. Wenn ein Lieferant neu ist, muss die Buchhaltungsabteilung möglicherweise Kontakt aufnehmen, um Informationen zu sammeln, wenn die Rechnungsdaten nicht vollständig sind.
Unternehmen protokollieren ihre Zahlungen je nach Art der Überweisung per Scheck oder Bestätigungsnummer, um eine Aufzeichnung zu erstellen, aus der hervorgeht, wann und wie sie eine Zahlung getätigt haben. Sobald das Geld gesendet wurde, kann die Buchhaltungsabteilung feststellen, dass die Rechnung bezahlt wurde, und sie aus der Spalte "Kreditorenbuchhaltung" in ihren Hauptbüchern entfernen. Wenn es zu Streitigkeiten über Zahlungen kommt, stehen diese Aufzeichnungen zur Überprüfung zur Verfügung, um festzustellen, wo eine Zahlung fehlgeschlagen ist und wie das Problem behoben werden kann.
Die Anzahl der Schritte bei der Rechnungsverarbeitung kann je nach Unternehmen und verwendeten Systemen variieren. Failsafes sind eingebaut, um Probleme wie doppelte Zahlungen, das Bezahlen von nicht autorisierten Einkäufen oder das Nichtbezahlen einer Rechnung innerhalb der zugeteilten Bedingungen zu vermeiden. In einem kleinen Unternehmen kann eine einzelne Person für diese Zahlungen verantwortlich sein, während größere Unternehmen möglicherweise über eine gesamte Kreditorenabteilung verfügen, die für die gesamte Rechnungsverarbeitung zuständig ist. Dies gilt für jeden Lieferanten, vom Versorger bis zum Subunternehmer, den ein Unternehmen für bestimmte Projekte einsetzt.