Co je analýza výdajů?

Analýza výdajů je metoda, kterou podniky používají ke sledování toho, jak společnost utrácí peníze, s konečným cílem snížit výdaje. Informace o prodejcích, nákupu a objednávkách jsou organizovány a poté analyzovány na vzory. Vzhledem k obrovskému množství informací používá většina společností k provádění analýzy výdajů specializovaný software.

Proces sběru a analýzy dat je obtížnější, než se poprvé objevuje. Aby byla analýza výdajů účinná, je třeba vzít v úvahu všechny aspekty struktury výdajů společnosti. Tyto informace jsou obvykle uloženy v diskrétních počítačových systémech v každé divizi společnosti. Divize mohou být odděleny jak vzdáleností, tak jazykem. Shromažďování všech těchto dat a jejich uspořádání do použitelného formátu vyžaduje velké výdaje času a peněz.

Mnoho složitosti lze odstranit pomocí softwaru, který usnadní analýzu výdajů. První software pro analýzu výdajů byl vytvořen na počátku roku 2000. Přestože je software stále velmi drahý, odstraňuje nutnost lidské práce a vytváří snadné rozhraní pro přístup k výsledným informacím.

Software funguje tak, že stahuje data ze stávajících systémů pro uchovávání záznamů. Mohou to být jednoduché tabulky, data skladu nebo jiné zdroje. Tato data jsou poté vyčištěna, což znamená, že formátování je standardizováno, duplicitní záznamy jsou sloučeny a jsou nalezeny chybějící podrobnosti. Software poté klasifikuje data podle průmyslových standardů a standardů specifikovaných společností. Specialisté na zadávání zakázek pak mohou přistupovat k datům pro zprávy a analýzy.

Jedním z důležitých aspektů analýzy výdajů je hodnocení dodavatelů. Analýza výdajů může ukázat, kteří dodavatelé od společnosti získávají nejvíce peněz. Společnost může tyto informace využít k vyjednávání o lepších obchodech nebo k opětovnému vyjednávání smluv. Většina společností dává přednost dodavatelům, dodavatelům, kteří nabízejí nejlepší služby nebo snížené ceny při hromadném nákupu. Analýza může ukázat, že dodávky nebo služby, které jsou v současné době nakupovány od preferovaného dodavatele, lze koupit od preferovaného dodavatele za méně peněz.

Společnost může kupovat podobné dodávky nebo služby od několika dodavatelů. Toto je známé jako fragmentovaná komodita. Peníze lze ušetřit provedením jednoho velkého nákupu od jednoho dodavatele, nikoli pomocí série malých nákupů od několika dodavatelů.

Analýza výdajů také pomáhá identifikovat maverickové výdaje. K tomu dochází, když jsou prováděny nákupy, na které se nevztahuje smlouva. Bez smlouvy je společnosti účtována plná cena místo sjednaná cena stanovená stálou smlouvou s preferovaným dodavatelem. Tento způsob utrácení může v průběhu času stát společnosti spoustu peněz.