Vad är utgiftsanalys?
Spendeanalys är en metod som används av företag för att spåra hur pengar spenderas av företaget, med det slutliga målet att minska utgifterna. Information om leverantörer, inköp och beställningar organiseras och analyseras sedan för mönster. På grund av de enorma mängder information som är involverad använder de flesta företag specialiserad programvara för att utföra utgiftsanalys.
Processen att samla in och analysera data är svårare än den först verkar. För att utgiftsanalysen ska vara effektiv måste alla aspekter av ett företags utgiftsmönster beaktas. Denna information lagras vanligtvis i diskreta datorsystem inom varje division av företaget. Uppdelningarna kan separeras av både distans och språk. Att samla in alla dessa data och organisera dem i ett användbart format tar en stor kostnad av tid och pengar.
Mycket av komplexiteten kan tas bort med hjälp av programvara för att underlätta analys av utgifter. Den första mjukvaran för analysanalys skapades i början av 2000-talet. Även om det fortfarande är mycket dyrt, tar programvaran bort behovet av mänskligt arbete och skapar ett enkelt gränssnitt för åtkomst till den resulterande informationen.
Programvaran fungerar genom att hämta data från befintliga registerföringssystem. Det kan vara enkla kalkylark, lagerdata eller andra källor. Dessa data rensas sedan, vilket innebär att formateringen är standardiserad, duplicerade poster slås samman och saknade detaljer hittas. Programvaran klassificerar sedan uppgifterna enligt branschstandarder och standarder som anges av företaget. Upphandlingsspecialister kan sedan komma åt data för rapporter och analys.
En viktig aspekt av utgiftsanalysen är att utvärdera leverantörer. Spendeanalys kan visa vilka leverantörer som får mest pengar från företaget. Företaget kan använda denna information för att förhandla fram bättre avtal eller för att förhandla om avtal igen. De flesta företag har föredragna leverantörer, leverantörer som erbjuder den bästa servicen eller reducerade priser för att köpa i bulk. Analys kan avslöja att leveranser eller tjänster som för närvarande köps från en icke-föredragen leverantör kan köpas från en föredragen leverantör för mindre.
Företaget kan också köpa liknande leveranser eller tjänster från flera leverantörer. Detta kallas fragmenterad råvara. Pengar kan sparas genom att göra ett stort köp från en enda leverantör snarare än en serie små inköp från flera leverantörer.
Spendeanalys hjälper också till att identifiera utgifterna för maverick. Detta inträffar när köp görs som inte omfattas av kontrakt. Utan ett avtal ingår företaget fullt pris snarare än det förhandlade priset som anges i ett stående kontrakt med en föredragen leverantör. Denna typ av utgifter kan kosta ett företag mycket pengar över tid.