支出分析とは

支出分析は、企業が支出を削減するという究極の目標を持って、企業がお金をどのように使用しているかを追跡するために使用する方法です。 ベンダー、購入、注文に関する情報を整理し、パターンを分析します。 膨大な量の情報が関係しているため、ほとんどの企業は専門的なソフトウェアを使用して支出分析を実行しています。

データを収集して分析するプロセスは、最初に現れるよりも困難です。 支出分析を効果的にするには、企業の支出パターンのあらゆる側面を考慮する必要があります。 この情報は通常、会社の各部門内の個別のコンピューターシステムに保存されます。 区分は、距離と言語の両方で区切られます。 このデータをすべて収集して使用可能な形式に整理するには、多大な時間と費用がかかります。

複雑さの多くは、支出分析を容易にするソフトウェアを使用することで除去できます。 最初の支出分析ソフトウェアは、2000年代初頭に作成されました。 依然として非常に高価ですが、このソフトウェアは人間の労力の必要性を取り除き、結果の情報にアクセスするための簡単なインターフェースを作成します。

ソフトウェアは、既存の記録管理システムからデータを取得することで機能します。 これらは、単純なスプレッドシート、ウェアハウスデータ、またはその他のソースです。 その後、このデータはクレンジングされます。つまり、フォーマットが標準化され、重複レコードがマージされ、欠落している詳細が検出されます。 ソフトウェアは、業界標準および会社が指定した標準に従ってデータを分類します。 調達スペシャリストは、レポートと分析のためにデータにアクセスできます。

支出分析の1つの重要な側面は、サプライヤーの評価です。 支出分析は、どのサプライヤーが会社から最も多くのお金を受け取っているかを示すことができます。 会社はこの情報を使用して、より良い取引を交渉したり、契約を再交渉したりできます。 ほとんどの企業には、最高のサービスを提供するサプライヤー、または一括購入の割引価格を提供するサプライヤーがあります。 分析により、現在、非優先ベンダーから購入している消耗品またはサービスは、より安価に優先ベンダーから購入できることが明らかになる場合があります。

同社は、複数のサプライヤーから同様の供給品またはサービスを購入している場合もあります。 これは断片化された商品として知られています。 複数のサプライヤからの小さな一連の購入ではなく、単一のサプライヤからの大規模な購入を1回行うことで、お金を節約できます。

支出分析は、異端な支出の特定にも役立ちます。 これは、契約の対象外の購入が行われたときに発生します。 契約がなければ、会社は優先サプライヤーとの継続契約で指定された交渉価格ではなく、全額を請求されます。 この種の支出は、企業に長期にわたって多額の費用をかける可能性があります。