Was ist eine Auftragserteilung?
Ein Auftrag ist ein schriftliches Dokument, das Aufträge zur Ausführung eines Auftrags enthält. Arbeitsaufträge werden auch als Arbeitsaufträge, Arbeitsscheine oder Arbeitsscheine bezeichnet. Sie werden normalerweise in Umgebungen verwendet, in denen Personen Aufgaben in Form von Projekten ausführen, unabhängig davon, ob es sich bei diesen Projekten um Reparaturen, Routinewartungen oder das Erstellen neuer Elemente handelt. Arbeitsaufträge können intern und für die Organisation innerhalb eines Unternehmens verwendet werden oder extern und von Kunden verwendet werden.
Die auf einem Auftrag angegebenen Details variieren je nach Unternehmen und Art der Arbeit. In einem einfachen Beispiel eines Auftrags erhält das Wartungspersonal eines Bürogebäudes möglicherweise einen Auftrag von einem der Büros im Gebäude, in dem der Austausch der Glühbirnen angefordert wird. In der Auftragsbestätigung wird angegeben, wo die Glühlampen ausgetauscht werden müssen, und in welchem Zeitraum die Bestellung abgeschlossen werden sollte.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Auftragsaufträge über eine Zentrale oder einen Planer verarbeitet werden, um den Arbeitstag zu optimieren. In dem obigen Beispiel wird beispielsweise die Wartungsabteilung von jemandem im Büro beauftragt, die Glühbirnen auszutauschen, anstatt den Auftrag direkt an einen Wartungsmitarbeiter weiterzuleiten. Die für die Planung verantwortliche Person hat die Informationen erfasst, einen Auftrag generiert, entschieden, wann die Arbeit erledigt werden soll, und dann den Auftrag an einen Wartungsmitarbeiter weitergeleitet. Nach Abschluss der Arbeiten wird die Bestellung unterschrieben und archiviert.
Situationen, in denen ein Kunde direkt mit einem Auftrag interagiert, sind häufig, wenn Mitarbeiter mit Auftragnehmern und Mechanikern zusammenarbeiten. In der Jobreihenfolge wird normalerweise angegeben, welche Art von Arbeit ausgeführt wird, wie viel sie kosten sollte, welche Arten von Materialien verwendet werden und wie lange sie dauern sollte. Der Kunde unterschreibt das Dokument, um das Verständnis des Sachverhalts anzuzeigen. Dies soll die Haftung verringern, da der Kunde genau weiß, was wann passieren wird und die Person, die die Dienstleistung erbringt, anrufen kann, wenn eine Situation eintritt, in der sich die Art der Arbeit ändern muss.
Auftragsaufträge sorgen für Klarheit, indem sie aufzeigen, was zu tun ist, von wem dies erwartet wird, und andere Informationen zu den Details des Auftrags bereitstellen. Sie können auch zur Aufzeichnung verwendet werden. Beispielsweise können Benutzer alte Auftragsbestätigungen überprüfen, um festzustellen, wann eine Routinewartungsaufgabe zuletzt ausgeführt wurde, oder sie können Informationen aus einer früheren Bestellung verwenden, um einen Auftrag zu replizieren. In einer Druckerei beispielsweise liefert ein Auftrag Informationen über die Farbe der verwendeten Tinte, die es einer anderen Person ermöglichen, einen zweiten Drucklauf durchzuführen, der nahezu identisch mit dem ersten ist.