Was ist E-Procurement?

E-Procurement oder elektronische Beschaffung ist ein Prozess, bei dem Ressourcen wie Materialien, Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung auf elektronischem Wege beschafft werden. Dieser Vorgang ähnelt dem Online-Einkauf im Einzelhandel, befasst sich jedoch häufig mit anderen Verkäufertypen als dem typischen Online-Einkauf. In der Regel betreiben Unternehmen diese Praxis, aber die Verbraucher können auch Methoden der elektronischen Beschaffung anwenden, insbesondere für Produkte oder Dienstleistungen, die sie regelmäßig nutzen. Ein Verbraucher oder ein Unternehmen kann die elektronische Beschaffung manuell durchführen, indem es Websites besucht und Produkte oder Dienstleistungen bestellt, oder ein Programm diese Funktionen automatisch ausführen lassen.

Zu diesem Zweck verwendete Software gibt es in verschiedenen Ausführungen. Manche Software kann speziell für E-Procurement-Funktionen entwickelt werden. Multifunktionssoftwareprogramme, z. B. ein ERP-Programm (Enterprise Resource Planning), können Funktionen für die elektronische Beschaffung enthalten. Generell entscheiden sich große Unternehmen, die E-Procurement einsetzen, für eine multifunktionale ERP-Software. Kleinunternehmer verwenden häufiger spezielle Programme für wiederkehrende Bestellungen von Lieferungen und Dienstleistungen, vor allem, weil sie kostengünstig sind und über eingeschränkte Funktionen verfügen, die direkter auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen zugeschnitten sind.

E-Procurement-Systeme können im Allgemeinen automatisch Lieferungen bestellen, wenn das System anzeigt, dass mehr benötigt werden. Während diese Funktion für große Unternehmen mit tiefen Taschen hilfreich sein kann, insbesondere für Unternehmen, die eine große Anzahl von Aufträgen ausführen, kann sie für kleinere Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um eine automatische Bestellung zu rechtfertigen, große Probleme verursachen. Ein Unternehmen mit begrenztem liquiden Kapital kann mit massiven Problemen konfrontiert sein, wenn ein E-Procurement-Programm eine zeitlich unpassende Bestellung aufgibt. Grundsätzlich ist die automatische Bestellung nur sinnvoll, wenn das Unternehmen über genügend Bargeld verfügt, um eine unerwartet ausgelöste Bestellung problemlos aufnehmen zu können. Eine Möglichkeit für ein Unternehmen, das mit begrenztem Kapital zu tun hat, besteht darin, ein E-Procurement-Programm zu verwenden, um Warnungen zu verwalten, wenn eine Bestellung aufgegeben werden muss, ohne die Bestellung tatsächlich an einen Lieferanten zu richten.

Angenommen, eine große Firma stellt viele Stühle aus einer bestimmten Holzart her. Bevor das Unternehmen die Stühle herstellen kann, muss es das Holz zur Hand haben. Ein Unternehmen, das eine beträchtliche Anzahl von Stühlen bewegt, verwendet möglicherweise ein automatisches Bestellsystem, um sicherzustellen, dass das Holzmaterial immer verfügbar ist, wenn das Unternehmen einen Auftrag herstellen muss. Einige Softwareprogramme bestellen möglicherweise mehr Verbrauchsmaterial, wenn das Verbrauchsmaterial zur Neige geht, andere bestellen möglicherweise Verbrauchsmaterial, wenn das Unternehmen eine Bestellung für sein Produkt erhält.