Vad är e-upphandling?

E-upphandling, eller elektronisk upphandling, är en process som involverar elektroniska metoder för att skaffa resurser som material, leveranser och utrustning. Denna process liknar detaljhandeln på nätet, men behandlar ofta olika typer av säljare än vanlig online-shopping. Vanligtvis deltar företag i denna praxis, men konsumenterna kan också använda e-upphandlingsmetoder, särskilt för produkter eller tjänster de använder regelbundet. En konsument eller företag kan utföra elektronisk upphandling manuellt genom att besöka webbplatser och beställa produkter eller tjänster, eller de kan låta ett program utföra dessa funktioner automatiskt.

Programvara som används för detta ändamål finns i några få typer. En del programvara kan utformas specifikt för e-upphandlingsfunktioner. Multifunktionsprogram, till exempel ett ERP-program (Enterprise Resource Planning), kan innehålla funktioner för e-upphandling. Generellt väljer stora företag som använder e-upphandling multifunktions-ERP-programvara. Småföretagare använder ofta dedikerade program för återkommande beställningar av leveranser och tjänster, främst för att de är billiga och har begränsade funktioner som gäller mer direkt för småföretagens behov.

E-upphandlingssystem kan vanligtvis automatiskt beställa leveranser när systemet indikerar att mer behövs. Även om denna funktion kan vara till hjälp för stora företag med djupa fickor, särskilt de som flyttar ett stort antal order, kan det orsaka enorma problem för mindre företag som inte har resurser för att motivera automatisk beställning. Ett företag med begränsat likviditet kan möta enorma problem om ett e-upphandlingsprogram gör en felaktig beställning. I huvudsak är det bara en bra idé att använda automatisk beställning om företaget har tillräckligt med fickkontanter för att enkelt kunna ta upp en oväntat utlösad order. Ett alternativ för ett företag som hanterar begränsat kapital är att ha ett larmhantering för e-upphandlingsprogram när en beställning behöver göras, utan att faktiskt göra en beställning till en leverantör.

Anta att ett stort företag gör många stolar av ett visst träslag. Innan företaget kan tillverka stolarna måste det ha veden till hands. Ett företag som flyttar en betydligt stor volym stolar kan använda ett automatiskt beställningssystem för att säkerställa att trämaterialet alltid finns när företaget behöver tillverka en order. Vissa program kan beställa fler leveranser när tillbehören blir låg, medan andra kan beställa leveranser när företaget får en beställning på sin produkt.