Was macht ein Vertragsmanager?
Ein Vertragsmanager verwaltet die schriftliche Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten. Der Manager kann auf beiden Seiten des Vertrags arbeiten. Diese Position wird in vielen verschiedenen Branchen verwendet, einschließlich gewinnorientierter Unternehmen, gemeinnütziger Organisationen und Regierungsbehörden. Daher können Aufgaben und Aufgabenbereiche variieren. Im Allgemeinen ist ein Vertragsmanager für die Vertragsausführung und die laufende Kommunikation mit der anderen Partei verantwortlich. Zu den besonderen Aufgaben gehören die Aktenpflege, die Finanzberichterstattung und die Überwachung des Fortschritts der Vertragsbedingungen.
Viele verschiedene Arten von Unternehmen und Organisationen stellen externe Unternehmen ein, um Arbeiten auszuführen, die nicht intern ausgeführt werden können. Diese Firmen werden als Drittanbieter unter Vertrag genommen und verpflichten sich, die Bedingungen einer schriftlichen Vereinbarung zu erfüllen. In der Regel erstrecken sich diese schriftlichen Vereinbarungen über einen beträchtlichen Zeitraum, manchmal mehrere Jahre, und bilden die Grundlage einer laufenden Beziehung, die eng verwaltet werden muss, um sicherzustellen, dass beide Parteien das erhalten, was im Rahmen des Vertrags versprochen wurde. Die Beziehung muss auch verwaltet werden, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Vertragsparameter bleibt und dass Personaländerungen den Betrieb nicht stören.
Außerdem ist jeder Vertrag anders. Es gibt keinen Standardlieferantenvertrag, der unabhängig von den beteiligten Parteien dieselben Bedingungen hat. Der Vertragsmanager verwaltet jeden Vertrag als eine eindeutige Beziehung mit seinen eigenen Bedingungen und Parametern. In der Regel wird er mit einer Verhandlung beauftragt, sobald die Bedingungen vereinbart wurden, und ist zunächst dafür verantwortlich, dass alle Papiere unterschrieben und zugestellt werden. Sobald der Vertrag in Kraft getreten ist, fungiert er bis zum Vertragsschluss als Ansprechpartner für die Verwaltung.
Die Verwaltung eines Vertrags kann abhängig von der Art des Auftrags viele spezifische Aufgaben umfassen. Der Vertragsmanager ist für die Kommunikation zwischen den Parteien verantwortlich, einschließlich Statusaktualisierungen, die den Fortschritt in Richtung Ziele verfolgen. In vielen Fällen fungiert er möglicherweise als Chief Compliance Officer für den Vertrag, führt Vor-Ort-Besuche durch und führt Stichproben durch, um sicherzustellen, dass nichts Ungewöhnliches passiert. In den meisten Fällen ist der Vertragsmanager für das Ausgabenbudget verantwortlich, verfolgt Ausgaben, sammelt Belege und arbeitet mit der Finanzabteilung zusammen, um Finanzberichte zu erstellen.
Der Vertragsmanager behandelt auch Vertragsabweichungen und verwaltet Änderungen. Wenn der Lieferant einen Umsatz mit Schlüsselpersonal erlebt oder eine Budgetänderung Genehmigungskanäle durchlaufen muss, übernimmt der Vertragsmanager die Einzelheiten, damit das Projekt reibungslos weiterläuft. In der Regel ist er für die regelmäßige Berichterstattung über Verträge verantwortlich, die den Stakeholdern den Status der im Rahmen des Vertrags geleisteten Arbeit darstellt.