Was sind computergestützte Versandsysteme?
Computergestützte Versandsysteme sind Programme, die Versandsmeldungen an Rettungs- und Transportkräfte senden. Das Programm zeichnet auch Informationen von Anrufern und Mitarbeitern auf, die am Versandprozess beteiligt sind. Computergestützte Versandsysteme leiten alle Anrufe und Daten über einen Server, der sich in einer Zentrale befindet. Die Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeitern, Bürgern und Anrufbetreibern wird durch das Computerprogramm in Echtzeit erleichtert und ständig aktualisiert.
Notrufleitungen verwenden computergestützte Versandsysteme, um Krankenwagen, Feuerwehrautos und Polizeibeamte zu versenden. Das Notfallpersonal wird an den vom Anrufer angegebenen Ort geleitet. Telefonnummern, die für den Empfang von Notrufen reserviert sind, erfassen automatisch Anruferinformationen und den Standort über den Server. Auch wenn der Anrufagent den Adressspeicherort überprüfen muss, ruft das Computerprogramm ihn für den Fall ab, dass der Anruf getrennt wird.
Das Versandsystem protokolliert den Zeitpunkt, zu dem der Anruf eingegangen ist, und aktualisiert weiterhin seinen Status. Einige computergestützte Versandsysteme sind hochentwickelt genug, um Textnachrichten an Mobiltelefone oder Pager zu senden. Das Programm weiß automatisch, an welches Außendienstpersonal es sich wenden muss, um die effizienteste Reaktion zu gewährleisten. Wenn ein Anrufer beispielsweise einen Brand meldet, sendet das Computerprogramm eine Versandnachricht an die Feuerwehr, die sich in der Nähe der Adresse des Anrufers befindet.
Computergestützte Versandsysteme bieten neben dem Versenden von Versandnachrichten eine optimierte Kommunikationsmethode. Das Programm unterstützt Sie bei der Bereitstellung regelmäßiger Statusaktualisierungen in Abhängigkeit von den Aktionen und Reaktionen der Außendienstmitarbeiter. Es kann auch Telefonisten benachrichtigen, wie weit ein Antwortender vom Standort des Anrufers entfernt ist. In einer Situation, in der ein Krankenwagen angefordert wird, kann der Bediener beispielsweise weiterhin mit dem Anrufer in Verbindung bleiben und ihm die voraussichtliche Ankunftszeit des Krankenwagens mitteilen.
Der Server bietet nicht nur Statusinformationen, sondern kann auch Notizen von Außendienstmitarbeitern und Telefonisten protokollieren. Alles, was für die Situation oder den Fall relevant ist, wird protokolliert und vom System als permanente Aufzeichnung erfasst. Dies kann sich als nützlich erweisen, wenn diese Aufzeichnungen in einem Rechtsstreit oder einem anderen Rechtsstreit vorgeladen werden müssen. Computergestützte Versandsysteme zeichnen auch auf, wie der Anruf und die Situation gelöst wurden und ob es sich um ein laufendes oder einmaliges Problem handelt.
Viele Computerprogramme, die Anrufe verfolgen und aufzeichnen, bestehen aus unterschiedlichen Codes oder standardisierten Status. Bediener und Außendienstmitarbeiter können normalerweise manuell aus einer Liste auswählen oder einen Nebeneintrag unter einer "anderen" Kategorie vornehmen. Wenn verschiedene Bediener und Mitarbeiter denselben Anrufdatensatz abrufen, können sie den Status anhand des Codes erkennen.