Qu'est-ce qu'un livre de comptes?
Un livre de comptes contient des enregistrements de transaction pour les comptes commerciaux. Les systèmes de comptabilité en partie double utilisés par les organisations commerciales impliquent de nombreux livres ou grands livres, y compris le grand livre général et le journal général. Ensemble, ces grands livres sont appelés livres, terme abrégé utilisé pour les livres de compte. Un seul livre de comptes peut faire référence à l’un des nombreux livres utilisés dans le processus de comptabilité.
Principalement, l'utilisation la plus courante du terme "livre de comptes" fait référence au grand livre général utilisé dans les systèmes de comptabilité en partie double. Le grand livre contient tous les comptes utilisés par une organisation, ainsi que les soldes courants de ces comptes. Les modifications apportées à ces comptes nécessitent des entrées pour noter les transactions, créant ainsi un enregistrement continu de l'historique financier de l'organisation. Les autres types de grand livre et de livre de comptes incluent le journal général, le grand livre de coûts et le grand livre auxiliaire, en fonction du système de comptabilité spécifique choisi. Chaque livre correspond à la définition de livre de comptes, bien que le terme soit utilisé moins souvent pour ces livres.
Dans la comptabilité en partie double, le grand livre est l’un des nombreux composants de conservation utilisés en parallèle avec d’autres livres dans le système de comptabilité commerciale. Les informations du grand livre sont reportées dans les états financiers de l’organisation à la fin de la période comptable. Les transactions sont enregistrées dans la mesure où elles se rapportent aux soldes des comptes dans le grand livre, mais ces enregistrements ne font que refléter les crédits ou débits des comptes énumérés. Des informations détaillées sur des transactions spécifiques sont enregistrées dans les écritures du journal général.
Livres de registres de comptes indiquant les modifications apportées aux divers comptes commerciaux utilisés par une organisation. Ces comptes montrent les variations des soldes des actifs, des passifs et des dépenses. Pour la comptabilité en partie double, le journal général enregistre des transactions spécifiques impliquant au moins deux comptes affectés, l'un avec un crédit et l'autre avec un débit. Le nouveau solde du compte tiré des transferts d'informations du journal général au grand livre sous forme d'écriture récapitulative.
Un exemple peut aider à expliquer comment un livre de comptes est utilisé. L'achat de matériel de bureau entraîne une réduction des liquidités et une augmentation du compte d'actif pour le matériel de bureau. La transaction spécifique, les comptes concernés et la notation de la transaction justifient chacun une entrée sur des lignes distinctes du journal général. L'augmentation ou la diminution de chaque compte est ensuite transférée dans le livre de comptes principal, le grand livre. À la fin de la période comptable, les soldes du grand livre général sont transférés dans des états financiers tels que le bilan, le compte de résultat et l'état des fonds propres.