Che cos'è la gestione dei processi?
La gestione dei processi è una serie di tecniche, competenze, strumenti e metodi utilizzati per controllare e gestire un processo aziendale all'interno di un sistema o organizzazione di grandi dimensioni. Il termine è più comunemente usato nell'analisi aziendale, negli studi di produttività e nell'ingegneria dei sistemi. Lo scopo della gestione dei processi è identificare e documentare chiaramente tutti i passaggi e le azioni intraprese per completare un processo o un flusso di lavoro.
Questo tipo di lavoro richiede una grande attenzione ai dettagli, eccellenti capacità comunicative scritte, capacità di analisi e capacità di soddisfare oggettivamente i requisiti del progetto. La gestione dei processi comporta la documentazione del processo corrente, la valutazione dei tempi e del livello di sforzo, nonché l'analisi dell'efficienza, dei colli di bottiglia e dei costi complessivi del processo. Gli esercizi di reingegnerizzazione o gestione dei processi aziendali spesso iniziano con la gestione e l'analisi dei processi.
Questi tre elementi rimangono gli stessi, indipendentemente dall'industria o dal settore. Vale la pena notare che una stretta aderenza a un processo formale di gestione dei processi è un metodo di contenimento dei costi riconosciuto. Con una revisione completa e ponderata di tutte le fasi di un processo aziendale, è possibile risparmiare denaro e risorse significative all'interno dell'organizzazione. In molti casi, ogni singola unità ignora queste inefficienze, poiché sono piccole e insignificanti. Tuttavia, nell'intera organizzazione, possono comportare una significativa riduzione dei costi e una maggiore efficienza.
Nel processo standard di gestione dei processi, il primo passo è la revisione del processo esistente. Questo di solito include la lettura del manuale delle operazioni, la conversazione con il personale e l'osservazione delle attività. Non è raro che il processo effettivo differisca dalle fasi scritte. Ciò è spesso dovuto a manuali obsoleti o alla mancata autenticazione da parte del manuale di tutti i passaggi e delle relative implicazioni.
Osservare il personale è un modo per determinare il tempo richiesto per ogni fase di un processo. Un altro modo è semplicemente misurare il tempo necessario per completare un intero processo e determinare il tempo medio per ogni passaggio. Il modo più efficace è effettivamente passare un breve periodo di tempo in ciascun ruolo.
Lavorare in una posizione, specialmente in un ambiente di produzione o produzione, evidenzia rapidamente i problemi, i punti di forza e di debolezza dell'attuale processo. Offre inoltre l'opportunità al personale di vedere l'impegno a comprendere veramente il processo e può generare più discussioni. Parla con il personale e i supervisori per capire davvero le loro idee e vedere dove è possibile apportare miglioramenti.