Vad är processhantering?

Processhantering är en serie tekniker, färdigheter, verktyg och metoder som används för att kontrollera och hantera en affärsprocess inom ett stort system eller organisation. Termen används oftast i affärsanalys, produktivitetsstudier och systemteknik. Syftet med processhantering är att tydligt identifiera och dokumentera alla steg och åtgärder som vidtas för att slutföra en process eller ett arbetsflöde.

Denna typ av arbete kräver stor uppmärksamhet på detaljer, utmärkta skriftliga kommunikationsförmågor, analysfärdigheter och förmågan att objektivt uppfylla projektets krav. Processhantering innebär att dokumentera den aktuella processen, utvärdera tid och ansträngningsnivå, samt analys av effektivitet, flaskhalsar och totala processkostnader. Övningar inom omkonstruktion eller affärsprocesshantering börjar ofta med processhantering och analys.

Dessa tre poster förblir desamma, oavsett bransch eller sektor. Det är värt att notera att en strikt efterlevnad av en formell processhanteringsprocess är en erkänd kostnadsinnehållningsmetod. Genom en fullständig och tankeväckande genomgång av alla steg i en affärsprocess är det möjligt att spara betydande pengar och resurser över hela organisationen. I många fall ignorerar varje enskild enhet dessa ineffektiviteter, eftersom de är små och obetydliga. Men i hela organisationen kan de resultera i betydande kostnadsminskningar och ökad effektivitet.

I standardprocesshanteringsprocessen är det första steget en översyn av den befintliga processen. Detta inkluderar vanligtvis att läsa bruksanvisningen, prata med personal och observera aktiviteter. Det är inte ovanligt att själva processen varierar från de skriftliga stegen. Detta beror ofta på föråldrade handböcker eller att manualen inte lyckas fånga in alla steg och deras konsekvenser.

Att observera personal är ett sätt att bestämma den tid som krävs för varje steg i en process. Ett annat sätt är att helt enkelt mäta den tid som krävs för att slutföra en hel process och bestämma den genomsnittliga tiden för varje steg. Det mest effektiva sättet är att faktiskt spendera en kort tid i varje roll.

Att arbeta i en position, särskilt i en produktions- eller tillverkningsmiljö, belyser snabbt problem, styrkor och svagheter i den aktuella processen. Det ger också en möjlighet för personalen att se ett åtagande att verkligen förstå processen och kan generera fler diskussioner. Prata med personalen och handledarna för att verkligen förstå sina idéer och se var förbättringar kan göras.