Cosa fa un receptionist della clinica?
L'addetto alla reception è responsabile della gestione del servizio clienti interno o delle questioni amministrative presso una struttura sanitaria. In genere, questa persona risponde alle chiamate telefoniche, risponde alle e-mail e risponde alle domande dei pazienti ambulatoriali e di altre persone. La maggior parte dei datori di lavoro assume un receptionist della clinica con un servizio clienti precedente o esperienza di segreteria, sebbene alcune aziende preferiscano assumere persone che abbiano una certa conoscenza delle procedure mediche e della terminologia.
Le cliniche sono un tipo di struttura medica che normalmente si rivolge esclusivamente ai pazienti ambulatoriali piuttosto che ai pazienti ricoverati. L'addetto alla reception della clinica è seduto a una scrivania che si trova in genere a breve distanza dall'ingresso principale. Le ore di lavoro di un receptionist normalmente coincidono con le ore durante le quali la clinica è aperta per affari, anche se in alcuni casi può accettare telefonate per un periodo di tempo prima o dopo che i medici smettono di vedere i pazienti per il giorno.
I clienti che entrano nella struttura vengono accolti dall'addetto alla clinica. Alcune strutture occupate ne impiegano diverse per garantire che i pazienti non debbano attendere in fila per essere visti. L'addetto alla reception indirizza i pazienti all'ufficio del medico competente o fissa gli appuntamenti per le visite successive. In alcuni uffici, sono responsabili di fornire ai pazienti prescrizioni scritte e spesso hanno il compito di riscuotere i pagamenti dai pazienti e fatturare i vettori di assicurazione.
Oltre a fornire il servizio clienti, un receptionist della clinica deve anche collaborare con i medici e i professionisti medici quando fissa gli appuntamenti. In alcune strutture, sia i professionisti medici che il personale amministrativo hanno accesso a un calendario basato su computer. L'addetto alla reception può vedere quando un medico è disponibile per vedere i pazienti controllando il sistema di calendario e dopo aver fornito al paziente l'ora e la data, questa persona inserisce quindi le informazioni nel programma del medico come mostrato sul sistema.
Gli addetti alla reception sono generalmente responsabili della gestione del centralino telefonico poiché molte strutture mediche dispongono di più linee telefoniche e impiegano molti professionisti medici diversi. Risponde alle chiamate esterne e indirizza tali chiamate al professionista interessato o annulla un messaggio. Di fronte ai reclami dei clienti, le persone impiegate in questi ruoli potrebbero dover prendere accordi affinché il responsabile della struttura possa incontrarsi con il cliente, mentre i problemi meno gravi vengono normalmente gestiti dai dipendenti della reception.
Molte ditte impiegano i diplomati delle scuole superiori per ricoprire questi incarichi, mentre altri preferiscono assumere persone che hanno subito una formazione formale di segreteria o in ufficio. Alcuni college della comunità offrono corsi professionali a breve termine per i lavoratori e gli amministratori del settore del servizio clienti e molti receptionist si iscrivono a questi programmi anziché ai corsi di laurea universitari completi. Le persone che hanno precedentemente lavorato come infermieri o tecnici medici sono talvolta scelte per questi lavori perché hanno familiarità con le pratiche e i termini medici.