Was macht eine Klinikrezeptionistin?

Ein Empfangsmitarbeiter in der Klinik ist für die Abwicklung des Kundendienstes vor Ort oder für administrative Probleme in einer Gesundheitseinrichtung verantwortlich. Normalerweise beantwortet diese Person Anrufe, beantwortet E-Mails und Anfragen von ambulanten Patienten und anderen Personen. Die meisten Arbeitgeber beauftragen einen Klinikrezeptionisten mit vorheriger Kundenbetreuung oder Sekretariatserfahrung, obwohl einige Firmen es vorziehen, Personen zu beauftragen, die über gewisse Kenntnisse der medizinischen Verfahren und Terminologie verfügen.

Kliniken sind eine Art medizinische Einrichtung, die sich normalerweise ausschließlich ambulanten und nicht stationären Patienten widmet. Die Rezeptionistin der Klinik sitzt an einem Schreibtisch, der normalerweise nicht weit vom Haupteingang entfernt ist. Die Arbeitszeiten eines Empfangsmitarbeiters fallen normalerweise mit den Öffnungszeiten der Klinik zusammen, obwohl er oder sie in einigen Fällen Telefonanrufe für einen bestimmten Zeitraum annehmen kann, bevor oder nachdem die Ärzte an diesem Tag keine Patienten mehr sehen.

Kunden, die die Einrichtung betreten, werden von der Klinikrezeption begrüßt. In einigen stark frequentierten Einrichtungen werden mehrere eingesetzt, um sicherzustellen, dass Patienten nicht in der Warteschlange stehen müssen, um gesehen zu werden. Die Empfangsdame leitet die Patienten in die entsprechende Arztpraxis oder vereinbart Termine für spätere Besuche. In einigen Ämtern sind sie für die Abgabe schriftlicher Rezepte an die Patienten verantwortlich und werden häufig mit dem Einzug von Zahlungen von Patienten und der Rechnungsstellung von Versicherungsträgern beauftragt.

Neben dem Kundendienst muss ein Empfangsmitarbeiter der Klinik auch mit Ärzten und medizinischem Fachpersonal Kontakt aufnehmen, um Termine zu vereinbaren. In einigen Einrichtungen haben sowohl medizinische Fachkräfte als auch Verwaltungspersonal Zugriff auf einen computergestützten Kalender. Die Empfangsdame kann sehen, wann ein Arzt verfügbar ist, um Patienten zu sehen, indem sie das Kalendersystem überprüft und dem Patienten die Zeit und das Datum zur Verfügung stellt. Diese Person gibt dann die Informationen in den Zeitplan des Arztes ein, wie auf dem System gezeigt.

Empfangsmitarbeiter sind normalerweise für die Handhabung der Telefonzentrale verantwortlich, da viele medizinische Einrichtungen über mehrere Telefonleitungen verfügen und viele verschiedene medizinische Fachkräfte beschäftigen. Er oder sie beantwortet externe Anrufe und leitet diese entweder an den zuständigen Fachmann weiter oder nimmt eine Nachricht entgegen. Bei Kundenbeschwerden müssen Mitarbeiter in diesen Rollen möglicherweise Vorkehrungen treffen, damit sich der Facility Manager mit dem Kunden trifft, während weniger schwerwiegende Probleme normalerweise von Mitarbeitern der Rezeption vor Ort behandelt werden.

Viele Unternehmen beschäftigen Hochschulabsolventen, um diese Positionen zu besetzen, während andere es vorziehen, Personen einzustellen, die eine formelle Sekretariats- oder Büroausbildung absolviert haben. Einige Community Colleges bieten Kurzzeitberufskurse für Mitarbeiter und Administratoren der Kundendienstbranche an, und viele Empfangsmitarbeiter nehmen an diesen Programmen teil, anstatt an Vollstudiengängen teilzunehmen. Menschen, die zuvor als Krankenschwestern oder Medizintechniker gearbeitet haben, werden manchmal für diese Jobs ausgewählt, weil sie mit medizinischen Praktiken und Begriffen vertraut sind.