Cos'è un costo in contanti?
Un costo in contanti è un costo che viene pagato immediatamente in contanti o un equivalente come un assegno o un vaglia postale. Ciò è in contrasto con i costi pagati a credito, tramite un contratto di credito con un fornitore o l'uso di una carta di credito o di una linea di credito per coprire le spese. Le aziende che utilizzano un metodo di contabilità di cassa registrano i costi in contanti non appena vengono sostenute e registrano i costi di credito solo quando viene pagato in contanti per regolare i conti di credito. Questo metodo di contabilità può comportare alcune sfide, portando molte aziende a preferire l'uso della contabilità per competenza per monitorare le loro attività di contabilità.
In sostanza, un costo in contanti è qualsiasi costo che viene pagato in anticipo in fondi immediatamente disponibili. I fondi per tali costi sono prelevati direttamente dai conti di un'azienda, anziché essere prorogati a credito e rimborsati in seguito. Esistono molti tipi di transazioni in cui sono richiesti pagamenti in contanti per motivi di sicurezza e questi sarebbero tutti registrati come costi in contanti ai fini della contabilità. Alcune persone e aziende operano interamente in contanti per comodità o altri motivi e quindi hanno solo costi in contanti.
Nella contabilità di cassa, ogni volta che viene effettuato un pagamento in contanti per regolare un costo in contanti, viene registrato nella contabilità generale, insieme alle informazioni sulla transazione. Un problema con questo metodo è che non esiste un meccanismo per la registrazione delle transazioni creditizie e quindi il libro mastro generale non fornisce un riflesso accurato delle condizioni commerciali. Un'azienda potrebbe avere transazioni di credito in sospeso che non sono registrate, creando una rappresentazione fuorviante della sua salute finanziaria.
Un costo in contanti può includere conti saldati immediatamente, spese in corso pagate in contanti, molte utility e così via. Nei metodi di contabilità per competenza, oltre a registrare i costi in contanti nel momento in cui sono sostenuti, i contabili rilevano anche le transazioni creditizie. Registrando queste transazioni quando si verificano, anche se non è ancora cambiato denaro, l'azienda è in grado di monitorare meglio la propria situazione finanziaria e di generare un quadro più onesto delle proprie finanze per le parti interessate.
Gli approcci ai metodi contabili variano in base all'azienda. Molti si sono allontanati dalla contabilità dei costi in contanti alla contabilità per competenza perché trovano il metodo di competenza più accurato e utile per le loro esigenze. I contabili possono fornire consulenza specifica sui metodi contabili e sull'opzione che potrebbe essere più appropriata per una determinata attività. Una volta selezionato un metodo contabile, questo deve essere applicato e utilizzato in modo coerente per ridurre il rischio di confusione, rendiconti finanziari inesatti e altri problemi.