Quali sono i diversi tipi di software di groupware?
Il software di groupware può essere classificato in base alla necessità o meno che gli utenti utilizzino il software contemporaneamente. Quando gli utenti devono usarlo contemporaneamente, si chiama sincrono. Se gli utenti possono usarlo in momenti diversi, si chiama asincrono. Entrambi i tipi offrono applicazioni per uso aziendale e personale che vanno dall'e-mail ai giochi.
L'e-mail è una delle prime applicazioni di groupware. Questa applicazione è asincrona perché gli utenti possono inviare e ricevere e-mail in momenti diversi. L'email salva una registrazione della comunicazione, rendendola utile per documentare discussioni e decisioni. Le mailing list sono un'espansione dell'email progettata per comunicare con i gruppi.
I forum su Internet, che utilizzano spesso groupware open source, sono un'altra applicazione asincrona. Gli utenti visitano il forum in momenti diversi e possono leggere e pubblicare messaggi. I forum preservano anche i post, anche se molti forum consentono agli utenti e agli amministratori di eliminare o modificare i post.
Molte organizzazioni implementano software collaborativo in cui i documenti si spostano in modo asincrono da un utente all'altro, con ciascun utente che contribuisce in qualche modo. Ad esempio, un potenziale mutuatario può compilare una domanda di prestito online e inoltrarla. Un dipendente di una società di prestiti esamina l'applicazione e aggiunge informazioni. La richiesta di prestito può quindi essere indirizzata a un dipendente di livello superiore per l'approvazione. Dopo l'approvazione, l'applicazione passa a un altro dipendente per completare l'elaborazione.
I calendari sono un esempio comune di groupware asincrono. Gli utenti aggiungono eventi ai loro calendari a loro piacimento. Tali informazioni possono essere rese disponibili ad altri utenti anche quando il calendario dell'utente originale è chiuso.
Nel software di groupware sincrono, gli utenti devono essere contemporaneamente nell'applicazione per comunicare. Queste applicazioni software servono spesso persone che si trovano in luoghi diversi. I sistemi di chat sono applicazioni di groupware sincrone che possono utilizzare testo o video. Le chat di testo hanno il vantaggio di una facile ricerca e revisione dei contenuti. Il video assomiglia più da vicino all'interazione faccia a faccia e può consentire agli utenti di leggere le espressioni facciali e il tono della voce degli altri.
Un altro tipo di groupware sincrono, il software per riunioni, è progettato per facilitare le riunioni di gruppi che si trovano in luoghi diversi. Questo tipo di software potrebbe utilizzare la videoconferenza, la condivisione dello schermo del computer o una combinazione di entrambe le tecnologie. Le aziende possono installare la tecnologia video di installazione nelle sale riunioni per ospitare questo tipo di groupware.
Le lavagne elettroniche possono essere utilizzate per le conferenze online sincrone. Gli utenti in diverse posizioni possono scrivere sulla lavagna e vedere cosa hanno scritto gli altri utenti. Questi sistemi software di groupware di solito salvano un record della lavagna.
Il groupware ha anche un posto al di fuori dell'arena aziendale. Alcuni tipi di giochi multiutente sono software di groupware sincrono. I giocatori in diverse località accedono al gioco e giocano contro gli altri in tempo reale.