Vad är ett flödesprocessdiagram?
Ett flödesprocessdiagram är ett diagram som använder både text och symboler för att visa de åtgärder som krävs för att slutföra en given process. Denna typ av diagram innehåller varje steg i kronologisk ordning, med symboler som indikerar början och slutet på processen samt beslut och åtgärder som sker under vägen. Ett flödesprocessdiagram är användbart för att visualisera proceduren i fråga och identifiera svaghetsområden.
Processflödessymboler innehåller vanligtvis tre distinkta former. En oval används för att beteckna processens början och slutpunkter. En rektangel anger handlingar, och en diamant anger ett beslut. Varje form är ansluten till andra former med en pil, som leder tittaren från en process till nästa. Varje form innehåller ord som beskriver det steget i processen.
Ett flödesprocessdiagram har vanligtvis en enda startpunkt. Detta kan märkas "Start" eller det kan indikera syftet med diagrammet, till exempel "Kundtjänstsamtal." Från denna punkt kommer pilar att leda till möjliga åtgärder eller beslut. Fortsatt med föregående exempel kan ett flödesprocessdiagram för hantering av kundtjänstsamtal innehålla frågor som den som ringer ska ställas, till exempel "Vilket system använder du?" Varje fråga kommer till möjliga svar. Dessa svar kan leda till en annan fråga för att ytterligare klargöra problemet, eller en lösning som effektivt kommer att uppnå samtalets mål.
Efter en serie beslut och åtgärder leder flödesprocessdiagrammet till slut till en slutpunkt. Vissa diagram har en början och slut, medan andra kan resultera i flera slutsatser. Ett kundtjänstsamtal kan avslutas med en mängd olika lösningar som passar problemet. Diagrammet kan sluta där, eller peka varje lösning på en annan åtgärd, till exempel en fråga om att genomföra en undersökning om effektiviteten i tjänsten.
Åtgärder eller beslut som gäller för mer än ett scenario visas inte flera gånger i ett flödesprocessdiagram. Föreningsprocessen visas en gång med flera pilar som leder upp till den. Om det slutliga målet för flödesschemat är detsamma oavsett process, kan den ovala som anger slutpunkten för diagrammet spåras tillbaka till flera åtgärder eller beslut.
Ett flödesprocessdiagram är ett användbart verktyg för företag, eftersom det kan ge en bild av de åtgärder som vidtas under hela processen. Om processen verkar alltför komplicerad kommer detta diagram att hjälpa till att identifiera svaga punkter där det kan klargöras eller förbättras. Ett flödesprocessdiagram är också användbart för att fatta beslut. Det kan ge lättlästa instruktioner för att följa rätt procedur i olika situationer.