Vad är en arbetsorder?
En arbetsorder är ett dokument som innehåller viktiga detaljer om varor och tjänster som en klient vill få från en leverantör, en leverantör eller en annan avdelning inom samma företag. Detta dokument - som kan vara ett tryckt papper eller ett dokument på ett datorsystem eller Internet - innehåller ofta element som hjälper den eller de personer som ska uppfylla arbetsordern att veta exakt vad kunden vill ha gjort eller vill ha levererat, inklusive hur många enheter och detaljer som rör saker som storlek, form, färg och andra viktiga alternativ. En arbetsorder kan utfärdas när en dator eller annan utrustning måste fixas, när utrustning måste uppgraderas eller bytas ut, när ett lager av tillbehör måste fyllas på eller i andra situationer när klienten har behov av en viss bra eller service.
Det finns andra intressanta objekt som kan läggas till i arbetsordningsformuläret någon gång i processen. Om kunden har angivits ett specifikt pris för de varor och tjänster som begärts i arbetsordern från en extern leverantör eller tjänsteleverantör, listas det priset ofta. I händelse av att flera enheter beställs kommer arbetsordern vanligtvis att innehålla en kolumn som visar de totala kostnaderna för dessa objekt. Tid och datum då ordern utfärdades kan inkluderas såväl som tid och datum då den förväntas vara eller måste slutföras. När arbetet är klart eller leveransen har lagts till läggs den tid och datum då detta inträffade vanligtvis för att slutföra dokumentet.
Arbetsorderformer tenderar också att innehålla information om processen för leverans eller den tjänst som utförs. Förfrågan kan specificera ett specifikt leveranssätt, till exempel allmän post eller med kurir. Vid stora artiklar som kräver frakt kan kunden begära att en viss fraktlinje ska användas. Kunden kan också begära leverans eller tjänst vid ett visst datum eller ge instruktioner om att leveransen eller tjänsten endast måste ske på vissa veckodagar eller vid vissa tider på dagen. Detta gör det möjligt för den eller de personer som uppfyller beställningen att anpassa leverans- eller servicearrangemang för att tillgodose kundens behov.
Programvara för arbetsorder används ofta för att generera arbetsorder som kan överföras elektroniskt. Detta minskar den tid som krävs för att få en beställning från en kund. Säljaren kan skriva ut beställningen eller överföra den elektroniskt, vilket gör det enklare att spåra framstegen i uppfyllandet från mottagningspunkten till slutförandet.