Vad är kostnadsfördelning?
Kostnadsallokering är processen för att identifiera och fördela kostnaderna för tjänster som är nödvändiga för driften av ett företag eller annan typ av enhet. Till skillnad från en kostnadsbedömning är allokeringen mindre upptagen med det faktiska kostnadsbeloppet, och mer avser att fördela eller tilldela kostnaden till rätt enhet inom organisationen. Ur detta perspektiv kan kostnadsallokering ses som ett verktyg som hjälper till att spåra alla kostnader för den pågående verksamheten mer effektivt, eftersom varje kostnad är associerad med specifika avdelningar eller grupper av avdelningar inom organisationen.
Ett enkelt exempel på kostnadsfördelning är löner eller lön för en anställd som är tilldelad att arbeta i en viss avdelning. På ett sjukhus tilldelas normalt en sjuksköterska till en viss vinge eller golv, med kostnaderna avsedda för den allmänna driften av den enheten. Så länge sjuksköterskan fortsätter att arbeta med sitt eller hennes tilldelade skift inom den enheten, är lönen och de förvärvade lönen förknippade med den enheten. Men om sjuksköterskan uppmanas att fylla på en annan våning eller enhet, till exempel att spendera en hel skift som arbetar på akutmottagningen, kan lön och förmåner som tjänats för den perioden mycket väl fördelas till den enhet där sjuksköterskan arbetade istället för hans eller hennes permanenta vinge eller golv.
Det finns flera skäl till att kostnadsfördelningen är viktig. Man har att göra med att exakt tilldela kostnader inom en organisation, så att det är möjligt att veta exakt vilka typer av kostnader som uppstod vid driften av ett visst område i organisationen. Detta är inte bara viktig information att tänka på när du skapar en driftsbudget, utan är också nyckeln till att beräkna skatter som måste betalas till lokala, statliga och federala skattebyråer. I ett antal länder runt om i världen kan sättet på vilka kostnader fördelas påverka hur mycket organisationen betalar i skatter, vilket gör det nödvändigt att följa alla statliga bestämmelser som har att göra med fördelningen av kostnader inom organisationen.
En annan fördel med kostnadsfördelningen har att göra med att helt enkelt hålla reda på utgifterna för intern planeringsändamål. Medan vissa utgifter är indirekta kostnader och gynnar mer än ett område av operationen, finns det fortfarande ett behov av att fördela direkta kostnader på ett sätt som är logiskt och korrekt. Även när kostnaderna är inkrementella, vilket innebär att de är utsträckta över flera redovisningsperioder, kan man göra en stor skillnad i hur väl varje enhet inom företaget eller en annan enhet fungerar inom sin andel av den totala budgeten när man ser till att kostnaderna tilldelas korrekt. När det är uppenbart att en enhet kommer att överskrida den tilldelade budgeten kan åtgärder vidtas för att genomföra nedskärningar på icke-väsentliga servicekostnader, samtidigt som man hittar sätt att justera den totala budgeten för att möjliggöra fortsatt stöd för viktiga funktioner.
Organisationer av alla typer och storlekar deltar i kostnadsallokeringens uppgift. Företag använder denna strategi som ett verktyg för att planera och hålla sig inom en budget. Icke-vinstdrivande enheter använder verktyget som ett sätt att tillhandahålla så många tjänster till medlemmarna som möjligt, samtidigt som de fortfarande utnyttjar sina resurser mest effektivt. Även hushåll kan använda sig av begreppet kostnadsallokering när de planerar driftsbudgeten för familjen. Som ett sätt att identifiera och korrekt tilldela kostnader, hjälper denna tillvägagångssätt till fördelning att ge finansiell planering fokus och struktur på ett sätt som annars skulle vara extremt svårt.