Vad är de olika tekniska skrivstandarderna?
Teknisk skrivning riktar sig till specifika målgrupper, vanligtvis individer med mycket kunskap om det avsedda ämnet. Som sådan är tekniska skrivbitar vanligtvis formella och följer ett standardiserat format. Författaren bör ha ett tydligt grepp om dokumentets format och syfte och tydligt ange denna information tidigt i verket. De flesta tekniska dokument följer ett liknande strukturformat, inklusive följande komponenter: abstrakt eller sammanfattning, innehållsförteckning, inledande information, bakgrundsinformation, förklaring av metoder, resultat plus analytisk information och bilagor. Specifika formateringsproblem kan också omfatta teckensnittsanvändning, sidnummer och användningen av rubriker och underrubriker. Ordval dikteras vanligtvis av den avsedda publiken, men tydlighet är avgörande i alla tekniska skrivbitar.
Förberedande arbete kan förbättra tekniska skrivstandarder. Det finns flera olika typer av teknisk skrivning, allt från laboratorierapporter till förslag. Den tekniska författaren bör bestämma vilken typ som bäst passar hans eller hennes syften. Vidare bör författaren ha ett tydligt syfte eller mål för verket och ange denna information så tidigt som möjligt. Specifika ordval, ton och formalitetsnivå kommer i hög grad att bestämmas av den avsedda publiken för skrivandet.
För stora tekniska skrivdokument kan en hel del preliminära uppgifter behöva följa den faktiska texten. Det övergripande dokumentet sammanfattas vanligtvis i en kort text som kallas en abstrakt eller verkställande sammanfattning. Det här stycket placeras i början av dokumentet, tillsammans med en innehållsförteckning som ger en översikt över det täckta ämnet.
Dessutom innehåller tekniska skrivstandarder ofta ett specifikt strukturformat för dokumentet. Informationen är indelad i olika avsnitt, och varje avsnitt innehåller rubriker och möjliga underrubriker. Ett typiskt tekniskt skrivande dokument kan innehålla följande avsnitt: introduktion, litteraturöversikt eller bakgrund, metod, resultat och implikationer eller förslag. Alla avsnitt skrivs vanligtvis i tredje person och i nuvarande tid.
Eftersom teknisk skrivning ofta använder komplex information och syntetiserar forskning, kommer kompletterande dokument ofta att följa med och förbättra texten. Diagram och diagram kan till exempel ge stöd för en punkt och bättre förtydliga komplex information. I allmänhet placeras denna information i slutet av dokumentet i form av bilagor. Instruktioner för referens placeras inom parentes i texten. Om externa källor används ska dessa noteras och placeras i ett referensavsnitt.
Tekniska författare använder vissa tekniker för att framhäva eller separera information. Att ändra utseendet på ordet eller frasen är ett alternativ, till exempel när tekniska skrivstandarder föreskriver att menykommandon i elektroniska dokument blir mörkare och fetare. Andra specifika uppgifter använder också speciella teckensnitt. Till exempel är boktitlar ofta placerade i kursiv och förkortningar skrivs vanligtvis med alla stora bokstäver. Fontstorlekar kan också ändras för att uppmärksamma vissa ord eller rubriker.
Läsarens tydlighet är avgörande för tekniska skrivstandarder - och skrivstandarder i allmänhet. Trots språknivån bör all information vara tydlig och lätt att förstå. Eftersom publiken troligtvis känner till tekniska termer är förklaringar av dessa termer vanligtvis inte nödvändiga. Dokumentet bör flyta ordentligt med tillräckliga övergångsfraser som håller informationen samman. Vidare bör sidorna tydligt numreras och titlas vid behov.
Mer specifika formatfrågor finns också i överflöd i teknisk skrivning. Exempelvis måste förkortningar alltid skrivas helt ut för läsaren när den förkortade termen först används. Om dokumentet använder listor, är bulletpunkter och liknande frasstrukturer i varje del av listan typiska. I allmänhet ska endast siffror som är lägre än 10 skrivas ut, medan alla måttenheter vanligtvis skrivs numeriskt. Medan publiken för teknisk skrivning skiljer sig åt, bör slang eller alltför informellt skrivande undvikas.
Tekniska skrivstandarder kan få omfattande acceptans genom vanligt bruk och professionell godkännande. Läroböcker och tidskrifter som ägnas åt teknisk skrivning kommer vanligtvis att implementera och beskriva accepterade regionala standarder. Professionella tekniska skrivprogram lär också nödvändiga riktlinjer.