Jak vytvořím mzdové číslo?

Mzdové číslo je konkrétní informace použitá v mzdovém systému společnosti. Toto číslo umožňuje společnosti sledovat zaměstnance pomocí čísla, nikoli jména nebo jiného identifikátoru. Mzdové číslo je obvykle interní informace, kterou společnost vytváří pomocí svého mzdového softwaru. Společnost může vytvořit vlastní kombinaci písmen a číslic nebo umožnit softwaru vytvářet čísla samostatně. Vytvoření čísla by mělo zahrnovat čísla, která společnosti umožní rozlišovat mezi zaměstnanci pouze na základě čísla.

Většina mzdových služeb nebo softwaru umožňuje společnosti vytvořit si vlastní mzdové číslo pro každého zaměstnance. Vzhledem k této flexibilitě by měla společnost zvážit použití popisné předpony pro každou skupinu zaměstnanců. Jednou z možností je například použití tří číslic nebo písmen k definování oddělení. Písmena ACC nebo čísla 200 mohou představovat účetní oddělení; PRO nebo 300 může být výrobní oddělení. Podskupiny mohou také existovat v těchto kategoriích, pokud se společnost rozhodne použít číslo.

Jakmile společnost rozhodne o předčíslí mzdového čísla, zbývající čísla obvykle klesají v pořadí. Například ACC00001 může být výchozím bodem pro čísla mezd v účetním oddělení. Druhá polovina čísla může obsahovat tolik číslic, kolik je třeba pro pokrytí všech zaměstnanců oddělení. Každé mzdové číslo pro všechna oddělení má obvykle stejnou kombinaci písmen a čísel. Stejná velikost kombinace je nezbytná, aby nedošlo k záměně systému mezd.

Za vytvoření tohoto čísla je často odpovědné oddělení lidských zdrojů. V některých případech může oddělení lidských zdrojů potřebovat při přidělování čísel souhlas od vlastníka nebo výkonného vedení. To umožňuje vlastníkům a vedoucím pracovníkům vyjádřit se k informacím, které se nacházejí ve výplatní listině. Vrcholový management může mít také vstup o tom, jak vytvářet čísla nebo jak je používat ve společnosti. Schválení může být také nezbytné, pokud společnost zřizuje nové oddělení v systému mezd.

Společnost, která používá službu outsourcingu mezd, možná nebude muset vytvořit číslo mezd. Outsourcingová společnost tak učiní samostatně na základě mzdového systému. Společnosti jednoduše zadají mzdové číslo, které odpovídá mzdovému číslu outsourcingové společnosti. Služba mezd řeší většinu úkolů mezd a dává jim možnost a svobodu vytvářet čísla mezd. Veškerá korespondence a informace týkající se zaměstnance obvykle vyžadují použití tohoto čísla.