Hur skapar jag ett lönenummer?

Ett lönenummer är en specifik information som används i ett företags lönesystem. Numret tillåter ett företag att spåra anställda genom att använda numret snarare än ett namn eller annan identifierare. Lönenummeret är vanligtvis en intern information som företaget skapar med sin löneprogramvara. Företaget kan skapa sin egen kombination av bokstäver och siffror eller låta programvaran skapa siffror på egen hand. Att skapa ett nummer bör innehålla siffror som gör det möjligt för företaget att skilja mellan anställda baserat på antalet.

De flesta lönetjänster eller programvara tillåter ett företag att skapa sitt eget lönenummer för varje anställd. På grund av denna flexibilitet bör ett företag överväga att använda ett beskrivande prefix för varje anställdsgrupp. Ett alternativ är till exempel att använda tre siffror eller bokstäver för att definiera avdelningen. Bokstäverna ACC eller siffrorna 200 kan representera bokföringsavdelningen; PRO eller 300 kan vara produktionsavdelningen. Undergrupper kan också finnas i dessa kategorier om företaget beslutar att använda ett nummer.

När ett företag beslutar om prefixet för lönenummer faller de återstående numren vanligtvis i ordning. Till exempel kan ACC00001 vara utgångspunkten för lönenummer i redovisningsavdelningen. Den senare hälften av antalet kan innehålla så många siffror som behövs för att täcka alla anställda på avdelningen. Varje lönenummer för alla avdelningar har vanligtvis samma kombination av bokstäver och siffror. Att ha samma kombinationstorlek är nödvändig för att undvika att förväxla lönesystemet.

Personalavdelningen ansvarar ofta för att skapa detta nummer. I vissa fall kan personalavdelningen behöva godkännande från ägaren eller verkställande ledningen vid tilldelning av nummer. Detta gör det möjligt för ägare och chefer att säga informationen som finns i lönelistan. Övre ledning kan också ha input om hur man skapar siffror eller användningen av dem i företaget. Godkännande kan också vara nödvändigt om företaget sätter upp en ny avdelning i lönesystemet.

Ett företag som använder en utbetalningstjänst för lön kanske inte behöver skapa ett lönenummer. Outsourceföretaget kommer att göra det på egen hand baserat på dess lönesystem. Företag anger helt enkelt ett lönenummer som matchar outsourceföretagets lönenummer. Lönetjänsten hanterar huvuddelen av lönearbeten och ger dem möjlighet och frihet att skapa lönenummer. All korrespondens och information om en anställd kräver vanligtvis användning av detta nummer.