Que fait un personnel de back office?
Les membres du personnel de la réception ont tendance à attirer l'attention, car ce sont eux que les clients voient lorsqu'ils paient des articles au registre ou demandent de l'aide dans un lieu d'affaires; les membres du personnel administratif ne sont pas aussi visibles, mais ils sont tout aussi importants. Certaines des tâches générales incombant aux membres du personnel administratif sont de nature cléricale, y compris répondre aux appels téléphoniques, mais ceux-ci sont généralement confiés à d’autres membres du personnel. Les trois principaux départements qui constituent généralement un back-office sont le département de la technologie, qui travaille à la création de nouveaux programmes informatiques et à la maintenance des programmes déjà utilisés; le service de la comptabilité, qui gère les finances d'une entreprise; et ressources humaines.
Bien que la plupart des membres du personnel administratif soient des professionnels hautement qualifiés, de nombreux travailleurs de ce secteur s’acquitteront de tâches administratives générales. Ils peuvent copier des documents, faxer et envoyer des courriers électroniques à d’autres membres du personnel ou responsables, et organiser des dossiers. Certains répondent également au téléphone, mais ces appels proviennent rarement de consommateurs; plus généralement, ils proviennent d'autres membres du personnel ou de la direction. Si un employé de back-office doit répondre à des appels téléphoniques, il peut également être chargé de transférer les appels d'un membre du personnel à un autre.
Les entreprises ont généralement besoin de technologies, telles que des programmes de contrôle des caisses enregistreuses, des programmes de bases de données et des systèmes permettant de commander des produits à des fabricants ou à des entrepôts. La section technologique du personnel administratif est chargée de deux tâches communes. Ces membres du personnel doivent généralement modifier et améliorer les systèmes actuels afin que l’entreprise puisse fonctionner plus rapidement. Une autre tâche courante consiste à entretenir la technologie actuelle en fournissant un soutien au personnel du front ou du middle office si la technologie ne fonctionne pas correctement.
Si un employé de back-office appartient au service de la comptabilité, il est responsable de la gestion des finances. Bon nombre de ces travailleurs remplissent des fonctions liées à la paie, par exemple en veillant à ce que tout le monde soit payé de manière équitable et en vérifiant les heures travaillées. Ces membres du personnel créeront également des rapports financiers indiquant aux autres membres du personnel si la société monte ou baisse, et s'assurent que tous les fournisseurs sont payés.
Les membres du personnel administratif appartenant au service des ressources humaines aideront les employés en cas de plainte ou de problème lié à un emploi. Ces travailleurs sont également chargés d’embaucher et, parfois, de former de nouveaux employés. Si les employés ont un comportement contraire à l'éthique, il leur appartient de donner des avertissements et ils seront responsables du renvoi des employés qui n'en tiennent pas compte.