Qu'est-ce qu'un assistant de gestion de communauté?
Un assistant de responsable de communauté est la personne qui travaille en étroite collaboration avec le responsable de communauté d'un complexe d'appartements résidentiels ou de maisons en rangée. Il participe activement à toutes les activités quotidiennes liées à la location, à la gestion immobilière et à la communication avec les locataires. En l'absence du responsable de la communauté, il est le responsable.
Le poste d'assistant de gestion de la communauté requiert des compétences exemplaires en service à la clientèle pour attirer de nouveaux locataires et fidéliser les résidents actuels. Il est souvent le premier point de contact des locataires potentiels au téléphone et lors de leurs visites sur les lieux. Sa personnalité peut être un facteur décisif pour un locataire sur le marché d'une nouvelle résidence. Tous les jours, il doit régulièrement dialoguer avec les locataires pour résoudre des problèmes délicats liés au loyer, aux réparations et aux relations intercommunautaires.
De bonnes compétences en communication écrite sont également nécessaires. La correspondance écrite avec les vendeurs et les entrepreneurs fait généralement partie de son travail, tout comme la rédaction d’avis aux résidents, de lettres d’information et de notes de service. Le professionnalisme de ces documents reflète la réputation de la direction de l'appartement en général.
Lorsque l'assistant de responsable de communauté ne participe pas aux relations avec les locataires, il effectue normalement une grande variété de tâches administratives. Celles-ci incluent la gestion du budget, la mise à jour des contrats de service, la coordination des visites des fournisseurs et le contrôle des stocks et des fournitures. Il est également responsable des baux, notamment de la collecte des loyers et du traitement des documents relatifs aux entrées, aux déménagements et aux expulsions. Si un locataire éventuel souhaite un bail, l'assistant vérifie les références et les revenus, collecte le dépôt et traite la demande. Toutes ces responsabilités exigent la maîtrise des logiciels d’entreprise et des applications Internet.
Un assistant de responsable de communauté peut être amené à former de nouveaux consultants en leasing et à surveiller leurs performances. Pour ce faire, il doit bien connaître les stratégies de vente créatives et savoir évaluer rapidement les besoins des locataires potentiels. Ses responsabilités peuvent également inclure la commercialisation de la propriété lors de réceptions communautaires ou le shopping dans d'autres communautés pour aider son entreprise à rester compétitive.
Beaucoup de personnes dans cette position aspirent à être des gestionnaires de communauté à part entière. D'autres peuvent utiliser ce poste pour acquérir des compétences en relations publiques et en opérations de crédit-bail qui peuvent les aider à faire la transition vers un poste dans l'immobilier. L’expérience acquise au poste de responsable de la communauté assistante est tellement diversifiée qu’elle pourrait être appliquée à presque tous les secteurs des services.
Un diplôme d'études collégiales de quatre ans et deux années d'expérience pertinente en crédit-bail, en vente ou en gestion adéquate sont des atouts majeurs pour ce poste. Une grande énergie, une personnalité optimiste et la capacité de faire face à des situations en constante évolution sont tout aussi importantes. En raison de la nature de l'industrie, le travail de fin de semaine est la norme plutôt que l'exception.