Che cos'è un conteggio eccezioni?
Un conteggio delle eccezioni è un processo che viene spesso utilizzato come parte del controllo dell'inventario fisico. Questa strategia prevede la verifica del numero di unità di ciascun articolo trasportato nello stock di inventario con un conteggio fisico, rilevando eventuali differenze o eccezioni che il conteggio fisico rivela rispetto al conteggio di inventario che si riflette attualmente nei record di inventario. Il conteggio delle eccezioni può essere utilizzato per riconciliare gli inventari fisici e quelli del libro e aiuta anche a ridurre al minimo il potenziale per ordinare più di un particolare articolo necessario.
Effettuare un conteggio delle eccezioni richiede l'inventario fisico del numero di unità di ciascun articolo mantenuto. Per condurre il conteggio, un individuo o una squadra di individui utilizzerà una copia stampata dell'inventario corrente, incluso il numero di unità che dovrebbero essere disponibili a partire da una certa data. Dal momento che agli articoli dell'inventario viene solitamente assegnato uno spazio di archiviazione specifico all'interno del magazzino, qualcuno andrà nello spazio designato e conteggerà fisicamente il numero di unità disponibili. Se il conteggio fisico corrisponde al conteggio riflesso nell'inventario del libro, non vi sono eccezioni. Se i due conteggi non corrispondono, ciò si traduce in contrassegnare l'elemento come un'eccezione.
Effettuare periodicamente un conteggio delle eccezioni è importante per diversi motivi. La riconciliazione di ciò che viene mostrato nei registri dell'inventario con ciò che è effettivamente a portata di mano aiuta ad eliminare la possibilità di rimanere senza parti o materiali essenziali necessari per continuare l'operazione. Se il conteggio delle eccezioni rileva che ci sono più unità disponibili rispetto a quelle riportate nell'inventario dei libri, ciò consente di adeguare i libri di conseguenza e di rivedere le istruzioni di ordinazione per quel particolare articolo, una strategia che aiuta a prevenire un inventario gonfiato che a sua volta innesca un obbligo fiscale più elevato.
La frequenza coinvolta nella conduzione di un conteggio delle eccezioni varierà, in base alle dimensioni e alla natura dell'operazione commerciale. Una piccola impresa che tende a operare con un minimo di inventario può scoprire che è sufficiente condurre il conteggio una o due volte all'anno. Per le grandi operazioni che vedono un costante turnover di materie prime e componenti della macchina, non è insolito che un conteggio delle eccezioni venga condotto almeno una volta al trimestre. Finché il conteggio si verifica abbastanza spesso da impedire all'azienda di riscontrare problemi con un inventario gonfiato o dover ridurre le operazioni perché materiali o parti importanti non erano disponibili quando si pensava che fossero in inventario, la frequenza può essere considerata adeguata.