Vad är ett undantagsantal?

Ett undantagsantal är en process som ofta används som en del av fysisk lagerkontroll. Denna strategi involverar att verifiera antalet enheter för varje objekt som transporteras i lagerstocken med ett fysiskt antal, och notera eventuella skillnader eller undantag som det fysiska antalet avslöjar i jämförelse med det lagerantal som för närvarande återspeglas i lagerstatistiken. Undantagsräkningen kan användas för att förena fysiska och bokinventarier, och också bidra till att minimera möjligheten att beställa mer av en viss artikel som är nödvändig.

Att genomföra ett undantagsantal kräver fysisk inventering av antalet enheter för varje underhåll. För att genomföra räkningen kommer en individ eller ett team av individer att använda en tryckt kopia av den aktuella inventeringen, inklusive antalet enheter som antas vara i lager från ett visst datum. Eftersom inventeringsartiklar vanligtvis tilldelas ett specifikt lagringsutrymme i lagret kommer någon att gå till det angivna utrymmet och fysiskt räkna antalet enheter till hands. Om det fysiska antalet överensstämmer med det antal som återspeglas i bokförteckningen finns inget undantag. Om de två räkningarna inte matchar, resulterar detta i att flaggan föremålet är ett undantag.

Att göra ett undantagsantal periodvis är viktigt av flera skäl. Att förena det som visas i inventeringsposterna med vad som faktiskt finns till hands hjälper till att eliminera möjligheten att få slut på väsentliga delar eller material som behövs för att hålla operationen igång. Om undantagsräkningen upptäcker att det finns fler enheter till hands än återspeglas i bokförteckningen, gör det här möjligheten att justera böckerna i enlighet därmed och revidera beställningsinstruktionerna för den aktuella artikeln, en strategi som hjälper till att förhindra en uppblåst inventering som i sin tur utlöser en högre skatteplikt.

Frekvensen för att genomföra ett undantagsantal kommer att variera, beroende på affärsverksamhetens storlek och karaktär. Ett litet företag som tenderar att arbeta med ett minimum av lager kan upptäcka att det är tillräckligt att genomföra räkningen en eller två gånger varje år. För stora verksamheter som ser en konstant omsättning inom råvaror och maskinkomponenter är det inte ovanligt att ett undantagsantal genomförs minst en gång per kvartal. Så länge som räkningen ofta är tillräckligt för att förhindra att verksamheten upplever problem med ett uppblåst lager eller att behöva begränsa verksamheten eftersom viktiga material eller delar inte fanns till hands när de trott vara i lager, kan frekvensen anses vara tillräcklig.