O que é uma contagem de exceções?
Uma contagem de exceções é um processo que é frequentemente usado como parte do controle de inventário físico. Essa estratégia envolve a verificação do número de unidades de cada item transportado no estoque com uma contagem física, observando as diferenças ou exceções que a contagem física revela quando comparada com a contagem de estoque atualmente refletida nos registros de estoque. A contagem de exceções pode ser usada para reconciliar os inventários físico e contábil, além de ajudar a minimizar o potencial para solicitar mais itens específicos necessários.
A realização de uma contagem de exceções exige o inventário físico do número de unidades de cada item mantido. Para realizar a contagem, um indivíduo ou uma equipe de indivíduos utilizará uma cópia impressa do inventário atual, incluindo o número de unidades que deveriam estar em estoque a partir de uma determinada data. Como os itens de inventário geralmente recebem um espaço de armazenamento específico dentro do armazém, alguém vai para o espaço designado e conta fisicamente o número de unidades disponíveis. Se a contagem física corresponder à contagem refletida no inventário contábil, não haverá exceção. Se as duas contagens não corresponderem, isso resultará na sinalização do item como uma exceção.
A realização periódica de uma contagem de exceções é importante por vários motivos. A reconciliação do que está sendo exibido nos registros do inventário com o que está realmente disponível ajuda a eliminar a possibilidade de ficar sem peças ou materiais essenciais necessários para manter a operação. Se a contagem de exceções constatar que há mais unidades disponíveis do que refletidas no inventário contábil, isso permite a chance de ajustar os livros adequadamente e revisar as instruções de pedido para esse item em particular, uma estratégia que ajuda a impedir um estoque inflado que, por sua vez, desencadeia uma obrigação tributária mais alta.
A frequência envolvida na realização de uma contagem de exceções variará, com base no tamanho e na natureza da operação comercial. Uma pequena empresa que tende a operar com um mínimo de estoque pode achar que realizar a contagem uma ou duas vezes por ano é suficiente. Para grandes operações com rotatividade constante de matérias-primas e componentes de máquinas, não é incomum que uma contagem de exceções seja realizada pelo menos uma vez por trimestre. Desde que a contagem ocorra com freqüência suficiente para impedir que a empresa tenha problemas com um estoque inflado ou tenha que reduzir as operações porque materiais ou peças importantes não estavam disponíveis quando se pensava que estavam no estoque, a frequência pode ser considerada adequada.