Quali sono i migliori consigli per completare le fasi di audit?
Lo scopo principale per condurre un audit è avere un'idea concreta sulla salute o sul livello delle prestazioni di un'azienda. Ciò è dovuto al fatto che un audit esamina i vari aspetti della gestione dell'azienda al fine di scoprire se il corso dell'attività sta seguendo un piano o obiettivo precedentemente stabilito. Tenendo presente ciò, i migliori suggerimenti per lo svolgimento delle fasi di revisione comprendono i preparativi prima che abbia luogo la revisione, quelli relativi alla verifica e quelli che si verificheranno al termine della revisione.
Una delle prime fasi dell'audit è avere un'idea chiara di chi condurrà l'audit. Supponendo che l'audit sia un processo interno istigato dall'organizzazione, le persone che lo conducono devono essere composte da coloro che sono il più neutrali possibile nella circostanza. Sebbene ciò possa sembrare una situazione in cui è probabile che si verifichi un conflitto di interessi, ciò non è necessario poiché i membri della squadra di audit possono essere scelti da un dipartimento di un'altra filiale o di un'altra succursale dell'organizzazione. L'organizzazione deve redigere un piano che delinei lo svolgimento dell'intero processo di revisione, includendo le filiali, le filiali o il dipartimento esatti che saranno sottoposti a revisione, quando avrà luogo la revisione e il numero di revisori che saranno coinvolti nel processo. Parte dell'elaborazione di un piano include anche la definizione dello scopo dell'audit, che può essere a fini di valutazione delle prestazioni o per scoprire aree di emorragia finanziaria e delle risorse nell'organizzazione.
Un'altra progressione nelle fasi di audit è avere un'idea dell'etichetta corretta durante il processo di audit. Ciò include un'istruzione per gli altri reparti per conformarsi pienamente al gruppo di audit durante il processo di audit. Tale cooperazione potrebbe includere l'accesso a documenti, file e altre informazioni di cui i revisori potrebbero aver bisogno per svolgere un audit conclusivo. Inoltre, agli altri dipendenti devono essere fornite istruzioni chiare per rispondere onestamente a tutte le domande poste dai revisori nell'ambito delle loro fasi di audit, in modo da non costituire un ostacolo al processo.
La parte finale delle fasi di audit è che la direzione dell'organizzazione studi i risultati dell'audit al fine di intraprendere qualsiasi azione possa essere necessaria per affrontare eventuali squilibri scoperti all'interno dell'organizzazione. Questo processo potrebbe includere l'incontro con vari manager e altre parti interessate per discutere l'esito delle fasi di audit e formulare un piano per andare avanti. Se il risultato dell'audit rivela aree di perdite finanziarie, l'organizzazione dovrebbe adottare misure per sigillare le fonti di perdite.