Hur skriver jag ett anställningsavvisningsbrev?

I likhet med andra affärskorrespondenser bör ett anställningsavvisningsbrev skrivas med en professionell ton. Det första du bör göra är att tacka den sökande för hans eller hennes tid och uppmärksamhet under intervjuprocessen. Avvisning är vanligtvis svårt för människor att kämpa med, så var så snäll som du kan och undvik kritik. Det är generellt ingen fördel att påpeka en sökandes brister eller brister. Men vara ärlig och ge inte falskt hopp om en framtida position inom företaget om du inte tror att en sådan möjlighet kan existera vid ett senare tillfälle.

Du bör skicka ett anställningsavvisningsbrev så snart du vet att den sökande inte längre är en kandidat. Försening av det oundvikliga uppmuntrar bara uppföljningstelefonsamtal från personen, som kan vara angelägen om att veta statusen för hans eller hennes öde inom din organisation. Att vänta för länge för att skicka meddelandet kan leda till frustration och då kan negativa känslor uppstå eller intensifieras.

Att anpassa innehållet i ett anställningsavvisningsbrev leder vanligtvis till att den sökande respekterar den uppmärksamhet och tid du tar för att adressera honom eller henne med namn. Undvik att skicka formulärbrev. Att inkludera ett kompliment, oavsett om du nämner personens entusiasm, bra attityd eller annan kvalitet som du beundrar, kan hjälpa till att ta ut något av det stinget av att nekas ett jobb.

Det är viktigt att komma ihåg att inte ta med ogynnsamma kommentarer eller kritik, eftersom det kan orsaka negativa känslor om dig och ditt företag. Önskar istället den sökande lycka till med sina framtida ansträngningar. Om du vill ange en anledning bakom ditt beslut att inte anställa en person är det en bra idé att generalisera och samtidigt hålla tonen positiv. Fyll i ditt brev med en professionell stängning och underteckna det längst ner. Innehållet i din korrespondens ska vara typskrivet, men signaturen ska handskrivas av dig - och inte en signaturstämpel eller annan tryckt text.

Att skicka korrespondens via traditionell post är ofta det bästa sättet att leverera ett anställningsavvisningsbrev. Om du istället väljer att skicka ett e-postmeddelande, är det mer troligt att du får ett svar eller en grund för omprövning. På grund av den omedelbara beskaffenheten av e-post och lätt att svara, är du också mer benägna att försena stängningen för den sökande. Ibland kan skicka e-post leda till fortsatt eller obekväm kommunikation mellan en anställningschef och en avvisad sökande.