Hvordan skriver jeg et ansættelsesafvisningsbrev?

I lighed med anden forretningskorrespondance skal et ansættelsesafvisningsbrev skrives i en professionel tone. Den første ting, du skal gøre, er at takke ansøgeren for hans eller hendes tid og opmærksomhed under interviewprocessen. Afvisning er normalt vanskeligt for folk at kæmpe med, så vær så venlig som du kan og undgå kritik. Det er generelt ingen fordel at påpege en ansøgeres mangler eller mangler. Vær dog ærlig, og lad ikke falsk håb om en fremtidig position inden for virksomheden, medmindre du mener, at en sådan mulighed kan eksistere på et senere tidspunkt.

Du skal sende et ansættelsesafvisningsbrev, så snart du ved, at ansøgeren ikke længere er en kandidat. Forsinkelse af det uundgåelige vil kun tilskynde til opfølgende telefonopkald fra den person, der kan være ivrig efter at kende status for hans eller hendes skæbne i din organisation. At vente for længe med at sende meddelelsen kan føre til frustration, og derefter kan negative følelser opstå eller intensiveres.

Tilpasning af indholdet af et ansættelsesafvisningsbrev vil normalt føre til, at en ansøger respekterer den opmærksomhed og tid, du tager for at henvende ham eller hende ved navn. Undgå at sende formularbreve. Hvis du inkluderer et kompliment, uanset om du nævner personens entusiasme, store holdning eller anden kvalitet, som du beundrer, kan det hjælpe med at fjerne noget af det stykke ud for at blive nægtet et job.

Det er vigtigt at huske ikke at medtage ugunstige bemærkninger eller kritik, fordi det kan være ulovlige negative følelser over dig og din virksomhed. Ønsk i stedet ansøgeren held og lykke med hans eller hendes fremtidige bestræbelser. Hvis du gerne vil give en grund bag din beslutning om ikke at ansætte en person, er det en god ide at generalisere, mens du holder tonen positiv. Fuldfør dit brev med en professionel lukning og underskriv det nederst. Indholdet af din korrespondance skal være typeskrevet, men signaturen skal være håndskrevet af dig - og ikke et signaturstempel eller anden trykt tekst.

Afsendelse af korrespondance via traditionel post er ofte den bedste måde at levere et ansættelsesafvisningsbrev på. Hvis du vælger at sende en e-mail i stedet for, er det mere sandsynligt, at du får et svar eller anmodning om genovervejelse. På grund af den øjeblikkelige karakter af e-mail og let at svare, er det også mere sandsynligt, at du udsætter lukningen for ansøgeren. Undertiden kan afsendelse af e-mails føre til fortsat eller ubehagelig kommunikation mellem en ansat manager og en afvist ansøger.