Jak mohu napsat dopis o odmítnutí zaměstnání?

Podobně jako u jiné obchodní korespondence by měl být dopis o odmítnutí zaměstnání psán profesionálním tónem. První věc, kterou byste měli udělat, je poděkovat žadateli za jeho čas a pozornost během procesu pohovoru. Odmítnutí je obvykle obtížné pro lidi, s nimiž se musí zápasit, takže buďte tak laskaví, jak jen můžete, a vyhněte se kritice. Obecně není přínosné poukazovat na nedostatky nebo nedostatky žadatele. Buďte však upřímní a nedávejte falešnou naději na budoucí postavení ve společnosti, pokud si nemyslíte, že taková příležitost může existovat později.

Jakmile víte, že žadatel již není uchazečem, měli byste mu zaslat dopis o odmítnutí zaměstnání. Zpoždění nevyhnutelné bude povzbuzovat pouze následné telefonní hovory od osoby, která může mít strach znát stav svého osudu ve vaší organizaci. Čekání příliš dlouho na odeslání oznámení může vést k frustraci a pak mohou vzniknout nebo zesílit negativní emoce.

Přizpůsobení obsahu dopisu o odmítnutí zaměstnání obvykle povede k tomu, že uchazeč respektuje pozornost a čas, který mu věnujete, aby ho oslovil jménem. Vyhněte se odesílání dopisů s formulářem. Zahrnutí komplimentu, ať už zmiňujete nadšení člověka, skvělý přístup nebo jinou kvalitu, kterou obdivujete, vám může pomoci vyrazit z toho, že mu byla odepřena práce.

Je důležité si pamatovat, abyste nezahrnuli nepříznivé poznámky nebo kritiku, protože to může vést k nezákonným pocitům o vás a vaší společnosti. Místo toho přeji žadateli štěstí s jeho budoucím úsilím. Pokud byste chtěli uvést důvod, proč jste se rozhodli neobsadit jednotlivce, je dobré zobecnit, ale zároveň udržet pozitivní tón. Vyplňte svůj dopis profesionálním uzávěrem a podepište jej ve spodní části. Obsah vaší korespondence by měl být psán typově, ale podpis by měl být psán rukou - nikoli podpisové razítko nebo jiný tištěný text.

Zasílání korespondence tradiční poštou je často nejlepším způsobem, jak doručit dopis o odmítnutí zaměstnání. Pokud se místo toho rozhodnete odeslat e-mail, je pravděpodobnější, že dostanete odpověď nebo žádost o přehodnocení. Vzhledem k okamžité povaze e-mailu a snadné odpovědi je také pravděpodobnější, že žadatel odloží uzavření. Někdy může zasílání e-mailů vést k nepřetržité nebo nepříjemné komunikaci mezi vedoucím pracovníka a odmítnutým žadatelem.