Vad är en begäran om offert?
En begäran om offert (RFQ) är en inbjudan att lämna in anbud, vanligtvis skickas till flera potentiella leverantörer, där man begär en fast prissättning på relativt standardprodukter eller produkter av varor eller tjänster. Sådana uppmaningar för konkurrerande bud kräver vanligtvis att respondenterna tillhandahåller mer än bara uppskattade kostnader. Organisationer som inleder en offertförfrågan tillhandahåller vanligtvis detaljerade specifikationer för ämnet och ber anbudsgivarna att bekräfta att deras produkt eller tjänst uppfyller eller överskrider allt som anges. Förfrågare kräver normalt sett åtaganden på leveransdatum, betalningsvillkor, kvalitetssäkring och tidsperiod att det angivna priset kommer att gälla. Det finns nästan alltid en tidsfrist för att lämna in ett RFQ-dokument.
Begäran om offertfördelning gynnar både de begärande och budgivande organisationerna. Begär företag ökar sin köpkraft genom att ge sig själva möjlighet att förhandla med flera leverantörskandidater. De ökar också deras sannolikhet för att få det bästa priset eftersom alla leverantörer vet att de är i ett budspel och sannolikt kommer att erbjuda mycket konkurrenskraftiga priser. Potentiella leverantörer uppskattar vanligtvis möjligheten att tävla om affärer på lika villkor.
Generellt sett finns det många modeller för att utveckla effektiva RFQ och RFQ-svar. Att ange termer som "begäran om offert" eller "RFQ" följt av ytterligare ord som "exempel", "prov", "svar" eller "svarsexempel" i en Internet-sökmotor bör visa ett brett utbud av exempel att granska. Standardiserade mallar för att både utveckla och svara på en offertförfrågan finns också tillgängliga online, vanligtvis till ett blygsamt pris. Internetsökare kan enkelt hitta dem genom att lägga till "mall" eller "mallar" till vad de söker för att begränsa sökningen.
Begäran om offert är en av fyra "begäran om" dokument som ofta används i företagsköpsprocessen. Två andra används också för konkurrerande anbud - begäran om förslag (RFP) och begäran om anbud (RFT). RFP: er, de närmaste släktingarna till RFQ: er, utfärdas vanligtvis för ganska komplexa produkter eller tjänster och kräver att ett prisuppgift kompletteras med ett skriftligt förslag som anger hur produkten eller tjänsten kommer att uppfylla organisationens specifika behov. RFT är ett tillkännagivande från en myndighet om budgivning som är öppen för alla leverantörer för specifikt definierade produkter eller tjänster. Det fjärde dokumentet i "begäran om" -kategorin är begäran om information (RFI) - ett dokument som inte ber om bud utan snarare söker information om potentiella leverantörer för att kvalificera dem för inkludering i RFQ- eller RFP-budlistor, eller för att varna dem att de kan få en RFQ eller RFP.