Co je to Dematerializace?

Dematerializace, také známá jako DEMAT, je proces, který se vzdálí od používání fyzické dokumentace, aby vedl finanční záznamy. Dematerializace místo toho využívá nástroje pro uchovávání elektronických záznamů, aby sledovala všechny typy finančních transakcí. Rozsah dokumentů, které lze efektivně spravovat pomocí softwarových aplikací, zahrnuje téměř vše od základních účetních záznamů po akciové certifikáty.

Jednou z hlavních výhod tohoto přístupu k elektronickému účetnictví je to, že již není potřeba fyzicky ukládat kopie rozvah a jiných účetních dokladů. Díky technologii skenování je dokonce možné vytvářet elektronické kopie podpůrných dokumentů, které poskytují odkazy na řádkové položky v elektronických účetních záznamech. Vše lze snadno umístit na pevný disk nebo server. Aby bylo možné chránit před ztrátou nebo poškozením, lze záložní soubory snadno vytvářet a ukládat mimo web.

Spolu se základními účetními záznamy umožňuje dematerializace také odstranění potřeb fyzických zásob. Elektronické kopie zásob lze archivovat pro snadné vyhledání. V případě, že akcionář potřebuje rychle kopii zásob, lze k nim přistupovat a přenášet je elektronickými metodami, jako je e-mail nebo chráněný přenos FTP.

Dematerializace také umožňuje oprávněným jednotlivcům pracovat se stejnými dokumenty současně. S fyzickými účetními metodami je často těžké pro dva lidi pracovat na knihách najednou. Pokud je účetní proces zcela elektronický, může několik lidí vykonávat různé funkce současně. Je možné, aby tým vytvářel nové faktury, odesílané platby za minulé faktury a připravoval širokou škálu reportů najednou.

Není pochyb o tom, že proces dematerializace může být pro uživatele přínosem několika způsoby. Vedení záznamů vyžaduje mnohem méně místa, lze k němu snadno přistupovat ze vzdálených míst a umožňuje více uživatelům přístup k účetním knihám současně. V současné době existují softwarové balíčky účetního a finančního záznamu zdarma, které mohou pomoci jakékoli společnosti nebo organizaci dosáhnout snadného dosažení úplného stavu dematerializace. V případě účetního softwaru existují také online produkty, které umožňují jednotlivci nebo společnosti založit sadu virtuálních knih. Autorizovaní jednotlivci, kteří jsou bezpečně načteni na servery produktu, mají přístup k dokumentům a mohou s nimi pracovat z jakéhokoli místa s aktivním připojením k internetu.