Vad är dematerialisering?
Även känd som DEMAT är dematerialisering en process som rör sig bort från användning av fysisk dokumentation för att hålla finansiella register. Istället använder dematerialiseringen elektroniska arkiveringsverktyg för att hålla reda på alla typer av finansiella transaktioner. Utbudet av dokument som kan hanteras effektivt med programvaror inkluderar nästan allt från grundläggande bokföringsregister till aktieintyg.
En av de största fördelarna med detta tillvägagångssätt för elektronisk bokföring är att behovet av att fysiskt lagra kopior av balansräkningar och andra redovisningsdokument inte längre existerar. Tack vare skanningstekniken är det till och med möjligt att göra elektroniska kopior av supportdokumenten som innehåller referenser för raderna i de elektroniska bokföringsposterna. Allt kan enkelt placeras på en hårddisk eller server. För att skydda mot förlust eller korruption kan säkerhetskopieringsfiler enkelt skapas och lagras utanför webbplatsen.
Tillsammans med grundläggande redovisningsregister gör dematerialisering det också möjligt att undanröja behovet av fysiska aktieintyg. De elektroniska kopiorna av lagren kan arkiveras för enkel återhämtning. I händelse av att aktieägaren behöver kopior av aktierna snabbt kan de nås och överföras genom elektroniska metoder, till exempel e-post eller en skyddad FTP-överföring.
Dematerialisering gör det också möjligt för behöriga personer att arbeta med samma dokument samtidigt. Med fysiska bokföringsmetoder är det ofta svårt för två personer att arbeta med böckerna på en gång. När redovisningsprocessen är helt elektronisk kan flera personer utföra olika funktioner samtidigt. Det är möjligt för ett team att skapa nya fakturor, posta betalningar mottagna för tidigare fakturor och förbereda ett brett utbud av rapporter samtidigt.
Det råder ingen tvekan om att processen för dematerialisering kan gynna användarna på flera sätt. Registrering kräver mycket mindre utrymme, kan nås med lätthet från avlägsna platser och gör att flera användare kan komma åt bokföringsböckerna samtidigt. För närvarande finns det avgiftsbaserade såväl som kostnadsfria bokförings- och finansiella programvarupaket som kan hjälpa alla företag eller organisationer att uppnå en fullständig status för dematerialisering med lätthet. När det gäller redovisningsprogramvara finns det också onlineprodukter som gör det möjligt för en individ eller ett företag att upprätta en uppsättning virtuella böcker. På ett säkert sätt laddat på servrarna för produkten kan auktoriserade personer komma åt och arbeta med posten från vilken plats som helst med en aktiv Internet-anslutning.