Was ist ein Auftragsbestätigungssystem?
Ein Auftragsbestätigungssystem ist eine Kostenverteilungsmethode, die im Controlling verwendet wird. Das Auftragsbestätigungssystem eignet sich am besten für Unternehmen, die einzelne Waren oder unterschiedliche Kundenservices herstellen. Das System protokolliert für jedes Projekt einzeln die direkten Materialien, die direkten Arbeitskräfte und den Fertigungsaufwand. Auch Dienstleistungsunternehmen setzen dieses System stark ein. Beispielsweise stellen Buchhalter und Anwälte Kunden eine Rechnung für bestimmte Tätigkeiten im Zusammenhang mit einem Job. Das Führen von Aufzeichnungen kann sehr komplex sein, um alle Dokumente im System genau zu verfolgen.
Direktmaterialien stellen alle Rohstoffe dar, die zur Herstellung eines Produkts erforderlich sind. Das Auftragsbestätigungssystem erfordert normalerweise eine Stückliste, um die Auftragsverfolgung zu starten. Die Buchhalter des Managements zeichnen die Informationen aus diesem Ticket in einem Hauptbuchbericht auf. Alle zusätzlichen Stücklisten für das Projekt werden ebenfalls in diesem Bericht aufgeführt. Die Informationen enthalten nur Daten zu den verwendeten und dem Projekt zugewiesenen Materialien.
Die direkte Arbeit umfasst alle Arbeitsstunden, die erforderlich sind, um Rohstoffe in Fertigwaren umzuwandeln. Das Auftragsbestätigungssystem verfolgt diese Informationen auftragsbezogen mithilfe von Mitarbeiterzeitkarten. Die Buchhalter erfassen die Zeit, die jeder Mitarbeiter an dem Job oder Projekt gearbeitet hat. Die meisten Unternehmen können diese Informationen täglich mithilfe eines elektronischen Zeitmesssystems nachverfolgen. Bei manuellen Systemen müssen Daten möglicherweise wöchentlich oder monatlich aufgezeichnet und gemeldet werden, um den Zeitaufwand für diesen Vorgang zu verringern.
Der Fertigungsaufwand ist das letzte Kostenelement im Auftragsbestätigungssystem. Gemeinkosten sind alle Posten, die sich indirekt auf die Herstellung von Waren oder Dienstleistungen beziehen. Die meisten Unternehmen wenden Fertigungsgemeinkosten mit einem festgelegten Gemeinkostensatz an. Die Berechnung hierfür erfolgt anhand der geschätzten Gemeinkosten geteilt durch die geschätzte Produktionsleistung. Ein gemeinsamer Teiler erwartet direkte Arbeitsstunden für das Projekt; Die resultierende Zahl wird dann in direkten Arbeitsstunden auf das Projekt angewendet.
Ein Unternehmen rechnet mit einem Fertigungsaufwand von 400.000 US-Dollar (USD) und 40.000 direkten Arbeitsstunden für ein Projekt. Der Aufwand für die Herstellung beträgt 10 USD pro Arbeitsstunde. Wenn die tatsächlichen Arbeitskosten für das Projekt 38.000 direkte Arbeitsstunden betragen, beträgt der gesamte Fertigungsaufwand für das Projekt 380.000 USD. Dies schließt die Anwendung der Kosten für das Projekt ab und erspart das Abschreiben der Differenz im erwarteten Fertigungsaufwand.
Die verbleibenden 20.000 USD an Fertigungskosten erfordern einen korrekten Journaleintrag in den Büchern des Unternehmens. Die meisten Unternehmen verbuchen den geschätzten Fertigungsaufwand im Rahmen eines Auftragsbestätigungssystems in ihren Büchern. Der Eintrag zum Entfernen dieser Informationen dient zum Gutschreiben der Kosten des verkauften Kontos, um den nicht benötigten Teil des Fertigungsaufwands zu entfernen.