事務処理とは何ですか？

書類は、すべてのビジネスで完了する必要がある多くの異なるフォーム、請求書、リスト、履歴書、および作業の一般的な用語です。 ほとんどの場合、コンピューターは紙のメモなどの事務処理をほとんど排除しましたが、ほとんどのオフィスではフォームやその他の用紙が必要です。 多くのオフィスでは、同じ書類を多くの人が処理、処理してから、提出、保管、細断処理を行うことができます。

多くのオフィス効率の専門家は、各紙片は、その部門または人が処理するためにすぐに行く必要がある場所に行くべきだと助言しています。 各紙を読んで作業した後、それをファイルに入れたり、細断したり、捨てたり、リサイクルしたり、掲示板に掛けたりすることができます。 完了するのにまだ必要な書類は、階層化されたトレイに保管できます。 トレイにラベルが付いて、トレイに紙が山積みにならないようにします。

デスクトップのマルチレベルのペーパーワークホルダーでトレイまたはバスケットにラベルを付ける古典的な方法は、 inおよびoutという言葉を使用することです。 インバスケットは、行われる必要がある着信書類のためのものであり、アウトバスケットは、終了した発信書類を保持します。 一部のオフィスワーカーはまだこの方法でデスクトレイにラベルを付けていますが、他のオフィスワーカーはラベルをまったく使用しない場合があります。 一部の労働者は、書類作業に多層トレイを使用しませんが、吊り下げファイルを使用して、深い机の引き出しに用紙を保管する場合があります。

一部の労働者は、ほとんどの書類を机の上に山積みにしておくように見えますが、ほとんどのビジネス組織の専門家は、最新のプロジェクトのみをデスクトップに置くことを提案しています。 他の書類業務プロジェクトは、簡単に参照できるようにトレイまたはファイルに保存できます。 整理されていない書類を検索して何かを見つける必要があると、生産性が低下する可能性があります。

ほとんどの企業に共通するペーパーワークの種類には、フォーム、レポート、法的記録、プロジェクト概要、従業員評価、ファックス、手紙、出荷レポート、注文、請求書が含まれます。 多くの企業は、手紙ではなく電子メールだけでなく、コンピューターの注文と請求書も使用しています。 しかし、ほとんどの企業は、会計部門などの他の部門向けにこれらのコピーを印刷します。 実質的にペーパーレスであるオフィスもありますが、多くはまだそのポイントに到達するために取り組んでいます。 今日のほとんどの企業は、可能な限りいつでも書類をリサイクルしています。紙のリサイクルボックスは、今日のオフィスでは一般的な場所です。